السبت، 15 جمادى الآخرة، 1428 هـ

خادم الشيربوينت 2007 (الجز ء الثاني):التفاعل-التخصيص-البحث

في الجزء الاول تحدثنا عن مقدمة حول الشيربيونت 2007 و الفائدة من إستخدام هذا الخادم. وفي الجزء الثاني سوف نتحدث عن ثلاث خصائص من خصائص هذا الخادم وهي: التفاعل و الاشخاص والتخصيص و البحث والاستعلام.

التفاعل

بإستخدام الميزات التالية داخل خادم الشيربوينت 2007, يمكن العمل بشكل أكثر دقة واكثر كفاءة بين الموظفين داخل المؤسسة الواحدة ومن هذه الميزات:
استخدام قوالب المواقع للتفاعل وادارة اللقاءات والاجتماعات.
الوثائق المشتركة وجهات الاتصال وادارة المهام والتقوم.
مشاركة الافكار في المدونات الالكترونية Blogs.
ادارة المشاريع وذلك بإنشاء قائمة بمهام المشروع وذلك عن طريق "Gantt Chart"
الوصول للمحتوى عن طريق الجهاز المحمول (الهاتف المحمول)
ارسال رسائل بريد الكتروني الى مكتبات الشيربوينت وأرشفة هذه الرسائل.
ادارة الوثائق والقوائم دون الحاجة الى اتصال مع الخادم (Offline)

الاثنين، 10 جمادى الآخرة، 1428 هـ

خادم الشيربوينت 2007(الجز ء الاول): مقدمة


في المقالات السابقة ادارة السجلات وادارة الوثائق الكترونيا: الجزء الأول و الجزء الثاني تحدثنا عن إدارة الوثائق وادارة السجلات من الناحية النظرية وكيف نفرق بين السجل والوثيقة, وكيف نستطيع أن ندمج كلا النظامين (إدارة الوثائق والسجلات), في هذه المقالة سنتحدث عن خادم الشيربوينت 2007 Microsoft Office SharePoint Server, والتي سأقوم فيها بتعريف ما هو هذا الخادم وكيف يتم استخدامه للوصول لتحكم أفضل وفهم أدق لمحتوياتنا, كذلك كيف نستفيد منه في تنسيق اجراءات العمل, ومشاركة المعلومات مع الاخرين في المؤسسة. وفي الاجزاء اللاحقة سنتعرف عن إمكانيات هذا الخادم في إدارة الوثائق والسجلات من الناحية التطبيقية.

نظرة عامة

خادم الشيربوينت 2007 هو الان جزء من نظام ميكروسوفت اوفيس 2007. أي مؤسسة تستطيع إستخدام هذا الخادم لتسهيل عمليات التفاعل حول الوثائق والسجلات والمعلومات بين افراد المؤسسة, كذلك يدعم هذا الخادم ميزات إدارة المحتويات, ويمكن بناء إجراءات العمل او محركات سير العمل لأتمتة المهام, بالإضافة لتوفير نقطة دخول مركزية لجميع معلومات المؤسسة الأساسية.
بإستخدام القوالب والميزات الاخرى لخادم الشيربوينت 2007, نستطيع إنشاء مواقع تدعم نشر و إدارة المحتويات, و إدارة السجلات, وإدارة الوثائق, وكذلك الأعمال الذكية ببساطة وكفاءة عالية. وعلى سبيل المثال, يمكننا إنشاء مواقع على مستوى قطاعات الاعمال الكبيرة مثل بوابة لوزارة او مجموعة شركات او موقع لهذه الشركة على الانترنت او مواقع مخصصة مثل مخازن المحتويات او مساحات الإجتماعات.

الأربعاء، 5 جمادى الآخرة، 1428 هـ

إدارة الوثائق وادارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل – الجزء الثاني


في الجزء الاول تحدثنا عن إدارة السجلات وإدارة الوثائق وحددنا بعض الفروقات بينهما, واعطينا مقدمة عنهما. اما في الجزء الثاني سوف نبحر اعمق قليلا لنتحدث عن دورة حياة الوثيقة, ووظائف واحتياجات إدارة السجلات.

دورة حياة الوثيقة !

يتم إنشاء الوثيقة عادة بواسطة أي شخص في المؤسسة, ابتداءا من مدير وصاحب المؤسسة الى مندوب المبيعات. كما أن الوثيقة المنشأة داخليا او خارجيا يتم في نهاية المطاف إنشاءها, إستقبالها, و مشاركتها بين جميع موظفي المعرفة. بالإضافة لذلك, فإن الوثيقة المنشأة تخضع للتعديلات بإستمرار قبل أن يتم تعريفها كسجل.

الجمعة، 29 جمادى الأولى، 1428 هـ

إدارة الوثائق وإدارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل - الجزء الاول

ملاحظة: هذه المقالة مقدمة لتقنيات MS Office SharePoint Server 2007

علم إدارة السجلات والأرشيف اصبح من المواضيع اللامعة في الاونة الاخيرة. وقد اكتسب هذا العلم التقدير بسبب تزايد القلق حول حماية المعلومات الشخصية وكذلك التي تمثل ذاكرة المؤسسات.

ولسوء الحظ, ما زال التشويش والارباك يحيط ادارة السجلات والارشيف من ناحية المفهموم, وينطبق هذا الكلام على بقية الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المعلومات, مع أن العديد من إستراتيجيات او تقنيات إدارة المعلومات يتم ربطها سوية في مرحلة ما في المؤسسات فإن الحاجة ما تزال قائمة لفهم الفرق بينهم بحيث يتم فهم الوظائف الاساسية والاجراءات لكل منهم.

الأحد، 24 جمادى الأولى، 1428 هـ

إدارة الوثائق؟

تستخدم إدارة الوثائق للتحكم بدورة حياة الوثيقة من لحظة إنشائها الى مراجعتها الى نشرها الى استهلاكها كذلك تحديد فترة حفظها ومن ثم تقيمها واتلافها.

وليصبح نظام إدارة الوثائق نظاما فعالا يجب الإجابة على الأسئلة التالية:

ما انواع الوثائق التي يتم إنشائها في المؤسسة؟
ما هو القالب الذي يجب إستخدامه لكل نوع من انواع الوثائق؟
ما هي الحقول الوصفية التي يجب استخدامها لكل نوع؟
اين يتم تخزين الوثيقة في كل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة؟
كيف يتم التحكم بالصلاحيات, مثل صلاحية الوصول او التعديل في كل مراحل دورة حياة الوثيقة؟
كيف يتم نقل الوثيقة من مكان الى اخر داخل المؤسسة اثناء عمليات المراجعة والنشر وتقييم الوثيقة؟
ما هي السياسات والاجراءات التي يجب ان تطبق على الوثائق حيث يتم معرفة جميع الحركات التي تمت على الوثيقة, كذلك يجب أن يتم تحديد فترة الحفظ والاجراء المتبع بعد انتهاء فترة الحفظ داخل هذه السياسات والاجراءات!
تحويل الوثيقة من صيغة الى اخرى اثناء التنقل بدورة الحياة!
كيف يتم العامل مع الوثيقة على اساس انها سجل حيوي للمؤسسة والتي يجب أن تحتجز لفترة طبقا للقوانين العمول بها بالمؤسسة؟