الثلاثاء، 8 شعبان، 1428 هـ

إدارة الوثائق في بيئة الشيربيونت: مقارنة بين الاساليب الحديثة والقديمة ادارة الوثائق

المقال بواسطة: المهندس سامر نزال

يقوم مستخدم الحاسوب بإدارة الملفات والوثائق بشكل يومي, ويعاني كلما احتاج استرجاع وثيقة, حيث يعاني من البطئ الشديد وتعدد النسخ او الاصدارات دون سيطرة عليها. بشكل عام يساعد الشيربوينت على تنظيم وادارة واسترجاع الوثائق والملفات بسهولة وبأحدث الطرق المتبعة.


فوضى الوثائق

لو حاولنا تحليل ما يجري عند قيام مستخدم بتنفيذ مهام لها علاقة بإدارة الوثائق كل يوم, سنجد انها تتمحور حول عدة نقاط والتي هي:
o إنشاء الوثيقة: عند انشاء الوثيقة سيواجه المستخدم عدة امور, اهمها اين سيحفظ هذه الوثيقة ليسهل استرجاعها فيما بعد بواسطته او بواسطة زملائه, كذلك ما الاسم الذي يجب ان يطلق على هذه الوثيقة حيث تعبر عن المحتوى بطريقة او باخرى.
o تعديل او تحديث الوثيقة: عند الرغبة بتعديل وثيقة معينة يجب عليك اولا ايجادها, اذا اين اجدها؟ وعند التعديل هل ستحفظ النسخة فوق القديمة ام ستنشئ اصدار جديد؟ كيف يمكن للمستخدم تعديل وثيقة عامة ربما تأخذ منه ايام بينما يتم منع زملائه من مشاهدة الوثيقة قبل اكتمالها؟ اخيرا كيف يمكن لأكثر من مستخدم التعاون لتعديل وثيقة معينة؟
o فتح الوثيقة: كما هو الحال عند التعديل ستواجه عند فتح الوثيقة مشكلة ايجادها اولا؟ وايجاد اخر اصدار؟ وكذلك ربما تحتاج لمعرفة من هو اخر شخص عدل على هذه الوثيقة للإتصال به؟
o حذف الوثيقة: كيف يمكن التأكد من ان هذه الوثيقة المراد حذفها هي الوحيدة الموجودة؟

هذه بعض التحديات التي يواجهها المستخدم كل مرة يتم التعامل فيها مع الوثائق !!! اذا الخلاصة هي ان جميع المستخدمين في مؤسسة معينة يعانون من مشاكل ادارة الوثائق, ولن تجد احدا متأكد من مكان تخزين جميع الوثائق, ولا احد سيكون واثقا من ان النسخة التي حصل عليها هي اخر اصدار, واخيرا عمل نسخ احتياطي لهذه الوثائق سيكون معقد جدا ومضيعة للوقت !

الأربعاء، 2 شعبان، 1428 هـ

ما هو خادم الشيربيونت 2007 ببساطة: ميزات وعيوب !!

الشيربيونت هو مجموعة من الحلول الخاصة بأتمتة الاعمال الداخلية والخارجية لأي مؤسسة: انترانت, انترنت, اكسترانت. ويتكون من العديد من الوظائف والتي هي بشكلها العام: التفاعل في العمل, ادارة الوثائق, ادارة السجلات, ادارة محتوى الويب, ادارة الاعمال الذكية, ادارة النماذج الرقمية وادارة سير العمل.

الشيربيونت حقيقة هو بيئة مفتوحة للتطوير وهي منصة لبناء الاعمال عليها, وربما يصعب تشغليها كما هي دون التدخل البرمجي لتكون فعالة حقا. الشيربيونت هو مصطلح عام يتكون من منتجين ان صح التعبير, اولهما هو خدمات الشيربوينت Windows SharePoint services والثاني خادم الشيربيونت Office SharePoint Server. ولتكون الصور واضحة فالمنتج الاول هو اساس الثاني بمعني انه الخدمات هي الاساس وتتكون من ادارة التفاعل في العمل فقط, والخادم مبني عليها بيحث يضيف الوظائف المذكور سابقا ليكون منتج متكامل لإدارة المحتويات الرقمية. هذان المنتجان يمكن التعامل معهما من خلال الويب بالكامل Web Based Application لكن لتكون الصورة واضحة فإن هذان المنتجان يحتاجان للعديد من التطبيقات المعتمدة على الويندوز Desktop application مثل ميكروسوفت وورد واكسل والانفوباث InfoPath وغيرها من التطبيقات. اذا فالموضوع مدروس جيدا من شركة ميكروسوفت حيث انها ليست معنية بإلغاء منتجاتها الاخرى بل تعمل على تكامل جميع منتجاتها سوية للحصول على حل متكامل.

إدارة السجلات في خادم الشيربيونت 2007

تم تصميم قالب موقع "مركز السجلات" الموجود في Microsoft Office SharePoint Server 2007 ليساعد الشركات في تطبيق برامج إدارة السجلات والاستبقاء الخاصة بها।

يعمل "مركز السجلات" كمستودع مركزي يمكن أن تقوم شركة بتخزين كافة سجلاتها به وإدارتها। يعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات كاملةً، بدءاً من مجموعة السجلات مروراً بإدارة السجلات إلى ترتيب السجلات. يتم عادةً تصميم موقع "مركز السجلات" وتكوينه من قِبل أشخاص متخصصون في إدارة السجلات وفريق تكنولوجيا المعلومات (IT) في شركةٍ ما لضمان اعتماد خطة ملفات الشركة.

دورة حياة السجلات الإلكترونية

اتسعت الوظيفة الأرشيفية ، عبر دورة الحياة الداخلية للسجلات الإلكترونية ، حيث يمكن أن نرى ثلاث مراحل :

- المنطلق
- الإنشاء
- الصيانة ( تتضمن التقييم و الحفظ و النفاذ والاستخدام )

مرحلة المنطلق : " وتبدأ حياة السجلات الإلكترونية بمرحلة المنطلق التي تبدأ باتخاذ قرارات لتحديد احتياجات حفظ الوثائق ونظم حفظ السجلات وتصميمها وتطويرها ، قبل إنشاء أي سجل فعلاً . وفي هذه المرحلة ( مرحلة المنطلق ) يتم تصميم وتطوير وتشغيل نظام المعلومات الإلكتروني ، وتتضمن هذه السيرورة تحليل الاحتياجات حول المعلومات ومعالجة المعلومات الملائمة لأهداف الأعمال الراهنة والمستقبلية . وتتضمن مرحلة المنطلق أيضاً اختيار وحيازة وتنصيب التكنولوجيا الملائمة ، وكذلك توجيه وتخصيص نظم المعلومات الإلكترونية ، للتأكد من أن مضمون السجلات وسياقها وبنيتها تقدم قيمة موثوقة للفعاليات التي أنشأت السجل ، وأن السجلات الإلكترونية تم تحديدها وحفظها . ولمرحلة المنطلق أهمية كبيرة ، فهي التي يمكن أن تخفض من احتمالات ضرورة تغيير النظام بعد إنجازه ، ومثل هذا التغيير معقد ومكلف وقد لا يكون ممكناً " .

مؤسسة تكنولوجيا الإدارة للحاسب الالي


تتخصص تكنولوجيا الإدارة للحاسب الآلي في إنتاج البرمجيات وتطوير أنظمة المعلومات في مجال إدارة المكتبات ومراكز المعلومات، وتنفرد في الوطن العربي بمنتجات تجمع فيما بين المواصفات العالمية ومتطلبات المكتبات العربية وخصوصيتها، بالإضافة إلى تخصصها في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، حيث تمتلك والقائمين عليها خبرة واسعة في هذين المجالين، ولها منتجات متميزة تجمع بين المواصفات العالمية وخصوصية المؤسسات العربية.