المقال بواسطة: المهندس سامر نزال
يقوم مستخدم الحاسوب بإدارة الملفات والوثائق بشكل يومي, ويعاني كلما احتاج استرجاع وثيقة, حيث يعاني من البطئ الشديد وتعدد النسخ او الاصدارات دون سيطرة عليها. بشكل عام يساعد الشيربوينت على تنظيم وادارة واسترجاع الوثائق والملفات بسهولة وبأحدث الطرق المتبعة.
يقوم مستخدم الحاسوب بإدارة الملفات والوثائق بشكل يومي, ويعاني كلما احتاج استرجاع وثيقة, حيث يعاني من البطئ الشديد وتعدد النسخ او الاصدارات دون سيطرة عليها. بشكل عام يساعد الشيربوينت على تنظيم وادارة واسترجاع الوثائق والملفات بسهولة وبأحدث الطرق المتبعة.
فوضى الوثائق
لو حاولنا تحليل ما يجري عند قيام مستخدم بتنفيذ مهام لها علاقة بإدارة الوثائق كل يوم, سنجد انها تتمحور حول عدة نقاط والتي هي:
o إنشاء الوثيقة: عند انشاء الوثيقة سيواجه المستخدم عدة امور, اهمها اين سيحفظ هذه الوثيقة ليسهل استرجاعها فيما بعد بواسطته او بواسطة زملائه, كذلك ما الاسم الذي يجب ان يطلق على هذه الوثيقة حيث تعبر عن المحتوى بطريقة او باخرى.
o تعديل او تحديث الوثيقة: عند الرغبة بتعديل وثيقة معينة يجب عليك اولا ايجادها, اذا اين اجدها؟ وعند التعديل هل ستحفظ النسخة فوق القديمة ام ستنشئ اصدار جديد؟ كيف يمكن للمستخدم تعديل وثيقة عامة ربما تأخذ منه ايام بينما يتم منع زملائه من مشاهدة الوثيقة قبل اكتمالها؟ اخيرا كيف يمكن لأكثر من مستخدم التعاون لتعديل وثيقة معينة؟
o فتح الوثيقة: كما هو الحال عند التعديل ستواجه عند فتح الوثيقة مشكلة ايجادها اولا؟ وايجاد اخر اصدار؟ وكذلك ربما تحتاج لمعرفة من هو اخر شخص عدل على هذه الوثيقة للإتصال به؟
o حذف الوثيقة: كيف يمكن التأكد من ان هذه الوثيقة المراد حذفها هي الوحيدة الموجودة؟
هذه بعض التحديات التي يواجهها المستخدم كل مرة يتم التعامل فيها مع الوثائق !!! اذا الخلاصة هي ان جميع المستخدمين في مؤسسة معينة يعانون من مشاكل ادارة الوثائق, ولن تجد احدا متأكد من مكان تخزين جميع الوثائق, ولا احد سيكون واثقا من ان النسخة التي حصل عليها هي اخر اصدار, واخيرا عمل نسخ احتياطي لهذه الوثائق سيكون معقد جدا ومضيعة للوقت !
لو حاولنا تحليل ما يجري عند قيام مستخدم بتنفيذ مهام لها علاقة بإدارة الوثائق كل يوم, سنجد انها تتمحور حول عدة نقاط والتي هي:
o إنشاء الوثيقة: عند انشاء الوثيقة سيواجه المستخدم عدة امور, اهمها اين سيحفظ هذه الوثيقة ليسهل استرجاعها فيما بعد بواسطته او بواسطة زملائه, كذلك ما الاسم الذي يجب ان يطلق على هذه الوثيقة حيث تعبر عن المحتوى بطريقة او باخرى.
o تعديل او تحديث الوثيقة: عند الرغبة بتعديل وثيقة معينة يجب عليك اولا ايجادها, اذا اين اجدها؟ وعند التعديل هل ستحفظ النسخة فوق القديمة ام ستنشئ اصدار جديد؟ كيف يمكن للمستخدم تعديل وثيقة عامة ربما تأخذ منه ايام بينما يتم منع زملائه من مشاهدة الوثيقة قبل اكتمالها؟ اخيرا كيف يمكن لأكثر من مستخدم التعاون لتعديل وثيقة معينة؟
o فتح الوثيقة: كما هو الحال عند التعديل ستواجه عند فتح الوثيقة مشكلة ايجادها اولا؟ وايجاد اخر اصدار؟ وكذلك ربما تحتاج لمعرفة من هو اخر شخص عدل على هذه الوثيقة للإتصال به؟
o حذف الوثيقة: كيف يمكن التأكد من ان هذه الوثيقة المراد حذفها هي الوحيدة الموجودة؟
هذه بعض التحديات التي يواجهها المستخدم كل مرة يتم التعامل فيها مع الوثائق !!! اذا الخلاصة هي ان جميع المستخدمين في مؤسسة معينة يعانون من مشاكل ادارة الوثائق, ولن تجد احدا متأكد من مكان تخزين جميع الوثائق, ولا احد سيكون واثقا من ان النسخة التي حصل عليها هي اخر اصدار, واخيرا عمل نسخ احتياطي لهذه الوثائق سيكون معقد جدا ومضيعة للوقت !
