التخطيط لبناء الشيربوينت: اسئلة مساعدة لإستخلاص المتطلبات من العميل

عند الذهاب والاجتماع مع الاشخاص الذين سيستخدمون النظام المبني على الشيربيونت يجب علينا ان نوجه مجموعة من الاسئلة لكل الاشخاص الذين سنقابلهم كي يتنسى لنا تحليل اجاباتهم واقتراح الميزات التي سيتم تضمينها ضمن المرحلة الاولى للبناء.


اترككم الان مع بعض هذه الاسئلة:

1- ما هو روتين العمل الحالي لديكم?
2- كيف يتم تصنيف نشاطاتكم او مشاريعكم؟
3- كيف يتم تصنيف الوثائق؟
4- هل يتم استخدام اي نظام تسمية معين لمسميات الوثائق؟
5- هل تملكون اي نظام او طريقة لتأريخ الاصدارات؟
6- ماذا يعني التعاون في العمل بالنسبة لك؟
7- هل انتم جاهزون للتغير؟ لماذا؟
8- ما هو اكثر جزء محبط في عملكم؟
9- ما هو اكثر جزء مفضل في عملكم؟
10- اخبرني عن 3 انواع وثائق يتم استخدامها في مشاريعكم؟
11- هل تمتلكون مكان تخزين مركزي للوثائق؟
12- اين تقوم بتخزين وثائق المشروع بالنسبة لك؟
13- هل تريد الدخول للوثائق من المنزل ومن اماكن اخرى؟
14- هل تريد مشاهدة معلومات عن الموظفين العالمين معك؟
15- هل تحتاج لموقع متعدد اللغات؟
16- ما جدول الاجتماع مع الفريق لديك؟
17- هل تقومون بتسجيل ملاحظات حول الاجتماعات؟
18- كيف تتحدث مع الاشخاص في مباني اخرى؟
19- كيف تشارك الملفات معهم؟
20- هل تستخدم واجهة الويب للاوتلوك؟
21- كيف تعطي او تمنع الصلاحيات على الوثائق لديك؟
22- هل تستخدم اي برامج دردشة اثناء العمل؟
23- هل تعلم ما هو الشيربوينت سيرفر او السيرفز؟
24- هل تريد معرفة ما هو الشيربوينت؟
25- ما هي اجراءات العمل التي تود تحسينها؟
26- ما هي العناصر التي تعتقد انها يجب ان تتوفر في مكان تعاوني؟
27- ما هو نوع التدريب المناسب : عرض عام او تدريب فعلي؟
28- هل ترغب بمشاهدة حلقات تدريب مسجلة على الفيديو؟

التخطيط لبناء الشيربوينت : تحديد احتياجات المؤسسة

يعتبر الشيربوينت من الأنظمة القابلة للتوسع, ومع ذلك فإن من الأمثل التخطيط أولا من ثم البدء بالبناء. التخطيط لبناء الشيربوينت يمر بعدة مراحل حيث تعتبر المرحلة الأولى هي تحديد احتياجات المؤسسة, ثم التخطيط لبناء الموقع والصيانة والامان, ثم التخطيط لمتطلبات الخادم من خلال تحديد المساحة المطلوبة وتحديد ذروة الإنتاجية وأخيرا تحديد السيناريو الأنسب لعملية التثبيت.

سنتحدث هنا عن البند الأول والهام جدا ألا وهو تحديد احتياجات المؤسسة, حيث تعتبر هذه المرحلة هامة جدا وذلك لأنها تخفف وبشكل ملحوظ إعادة العمل وإعادة البناء لاحقا. ولنستطيع تحديد احتياجات المؤسسة نحتاج لتحديد 3 أمور أساسية: تحديد الغرض من الموقع, تحديد احتياجات المستخدم, و تحديد الهيكل العام للموقع.

الشيربوينت: نحومؤسسة بلا أوراق

هذه المقالة تم نشرها بمجلة واحة الحاسب العدد 63 لعام 2010

SharePoint يشتق اسمه من كلمتين: Share والتي تعني مشاركة, و Point والتي تعني نقطة, وبذلك يمكن تعريف SharePoint على أنه المكان الذي يمكن مشاركة شيئا ما ضمنه, هذا الشيئ هو عادة جميع مصادر معلومات المؤسسة والتي تكون بصيغ مختلفة مثل الوثائق, التقارير, التقاويم, التعميمات, الجدوال, واي معلومات اخرى يمكن نشرها.

الشيربوينت بتعريف اخر اكثر دقة هو بوابة معلومات المؤسسات من ميكروسوفت والذي يمكن اعداده ليكون بوابة المؤسسة الداخلية من خلال شبكة الانترانت, وبوابة المؤسسة للعملاء والشركاء من خلال الاكسترانت, وبوابة المؤسسة العامة على شبكة الانترنت. تقنية الشيربوينت تتكون من منتجين اساسيين وهما خدمات الشيربوينت SharePoint Service وخادم الشيربوينت SharePoint server. خدمات الشيربوينت هي منتج مجاني ولا يحتاج لتراخيص ويستخدم عادة في المؤسسات لإدارة الوثائق والمشاريع الصغيرة وهي مصممة للافراد والمجموعات, بينما يستخدم خادم الشيربوينت بواسطة الشركات المتوسطة الى الكبيرة لإدارة كل ما يجول بالخاطر من معرفة.