الأحد، 10 يونيو، 2007

إدارة الوثائق؟

تستخدم إدارة الوثائق للتحكم بدورة حياة الوثيقة من لحظة إنشائها الى مراجعتها الى نشرها الى استهلاكها كذلك تحديد فترة حفظها ومن ثم تقيمها واتلافها.

وليصبح نظام إدارة الوثائق نظاما فعالا يجب الإجابة على الأسئلة التالية:

ما انواع الوثائق التي يتم إنشائها في المؤسسة؟
ما هو القالب الذي يجب إستخدامه لكل نوع من انواع الوثائق؟
ما هي الحقول الوصفية التي يجب استخدامها لكل نوع؟
اين يتم تخزين الوثيقة في كل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة؟
كيف يتم التحكم بالصلاحيات, مثل صلاحية الوصول او التعديل في كل مراحل دورة حياة الوثيقة؟
كيف يتم نقل الوثيقة من مكان الى اخر داخل المؤسسة اثناء عمليات المراجعة والنشر وتقييم الوثيقة؟
ما هي السياسات والاجراءات التي يجب ان تطبق على الوثائق حيث يتم معرفة جميع الحركات التي تمت على الوثيقة, كذلك يجب أن يتم تحديد فترة الحفظ والاجراء المتبع بعد انتهاء فترة الحفظ داخل هذه السياسات والاجراءات!
تحويل الوثيقة من صيغة الى اخرى اثناء التنقل بدورة الحياة!
كيف يتم العامل مع الوثيقة على اساس انها سجل حيوي للمؤسسة والتي يجب أن تحتجز لفترة طبقا للقوانين العمول بها بالمؤسسة؟

التخطيط لتطبيق نظام إدارة الوثائق:
تحديد فريق العمل لتطبيق نظام إدارة الوثائق
تحليل إستخدامات الوثيقة وذلك بعد تحديد من يعمل على الوثيقة وكيف يعمل عليها وما هي الانواع التي يعمل عليها
تنظيم مكتبات الوثائق سواء في مكتبات او مواقع مجموعات او في البوابة الخاصة بالمؤسسة.
التخطيط لكيفية نقل المحتوى بين المواقع, مثال ذلك: كيف سيتم نقل الوثيقة من موقع ادارة الوثائق الى موقع الانترنت بعد السماح بنشرها.
التخطيط (لنوع المحتوى) حيث يتم انشاء انواع المحتويات بحيث يحتوي كل نوع على معلومات حول نوع الوثيقة والحقول الوصفية المستخدمة والقوالب المستخدمة وكذلك السياسات والاجراءات وسير العمل.
التخطيط لإدراج محركات سير العمل في دورة الحياة, وذلك للتحكم وتتبع كيفية انتقال الوثيقة من مرحلة الى اخرى.
تحديد السياسات والاجراءات لكل نوع محتوى وذلك لتفعيل الخصائص التالية: تتبع الاجراءات المتخذة على مستوى الوثيقة, فترة الحفظ, الباركود ... الخ
يتبع

هناك تعليق واحد:

غير معرف يقول...

أريد معرفة ماهي تسيير النوعية في إدهرة السجلات