إدارة الوثائق في بيئة الشيربيونت: مقارنة بين الاساليب الحديثة والقديمة ادارة الوثائق

المقال بواسطة: المهندس سامر نزال

يقوم مستخدم الحاسوب بإدارة الملفات والوثائق بشكل يومي, ويعاني كلما احتاج استرجاع وثيقة, حيث يعاني من البطئ الشديد وتعدد النسخ او الاصدارات دون سيطرة عليها. بشكل عام يساعد الشيربوينت على تنظيم وادارة واسترجاع الوثائق والملفات بسهولة وبأحدث الطرق المتبعة.

فوضى الوثائق

لو حاولنا تحليل ما يجري عند قيام مستخدم بتنفيذ مهام لها علاقة بإدارة الوثائق كل يوم, سنجد انها تتمحور حول عدة نقاط والتي هي:
o إنشاء الوثيقة: عند انشاء الوثيقة سيواجه المستخدم عدة امور, اهمها اين سيحفظ هذه الوثيقة ليسهل استرجاعها فيما بعد بواسطته او بواسطة زملائه, كذلك ما الاسم الذي يجب ان يطلق على هذه الوثيقة حيث تعبر عن المحتوى بطريقة او باخرى.
o تعديل او تحديث الوثيقة: عند الرغبة بتعديل وثيقة معينة يجب عليك اولا ايجادها, اذا اين اجدها؟ وعند التعديل هل ستحفظ النسخة فوق القديمة ام ستنشئ اصدار جديد؟ كيف يمكن للمستخدم تعديل وثيقة عامة ربما تأخذ منه ايام بينما يتم منع زملائه من مشاهدة الوثيقة قبل اكتمالها؟ اخيرا كيف يمكن لأكثر من مستخدم التعاون لتعديل وثيقة معينة؟
o فتح الوثيقة: كما هو الحال عند التعديل ستواجه عند فتح الوثيقة مشكلة ايجادها اولا؟ وايجاد اخر اصدار؟ وكذلك ربما تحتاج لمعرفة من هو اخر شخص عدل على هذه الوثيقة للإتصال به؟
o حذف الوثيقة: كيف يمكن التأكد من ان هذه الوثيقة المراد حذفها هي الوحيدة الموجودة؟

هذه بعض التحديات التي يواجهها المستخدم كل مرة يتم التعامل فيها مع الوثائق !!! اذا الخلاصة هي ان جميع المستخدمين في مؤسسة معينة يعانون من مشاكل ادارة الوثائق, ولن تجد احدا متأكد من مكان تخزين جميع الوثائق, ولا احد سيكون واثقا من ان النسخة التي حصل عليها هي اخر اصدار, واخيرا عمل نسخ احتياطي لهذه الوثائق سيكون معقد جدا ومضيعة للوقت !

ما هو خادم الشيربيونت 2007 ببساطة: ميزات وعيوب !!

الشيربيونت هو مجموعة من الحلول الخاصة بأتمتة الاعمال الداخلية والخارجية لأي مؤسسة: انترانت, انترنت, اكسترانت. ويتكون من العديد من الوظائف والتي هي بشكلها العام: التفاعل في العمل, ادارة الوثائق, ادارة السجلات, ادارة محتوى الويب, ادارة الاعمال الذكية, ادارة النماذج الرقمية وادارة سير العمل.

الشيربيونت حقيقة هو بيئة مفتوحة للتطوير وهي منصة لبناء الاعمال عليها, وربما يصعب تشغليها كما هي دون التدخل البرمجي لتكون فعالة حقا. الشيربيونت هو مصطلح عام يتكون من منتجين ان صح التعبير, اولهما هو خدمات الشيربوينت Windows SharePoint services والثاني خادم الشيربيونت Office SharePoint Server. ولتكون الصور واضحة فالمنتج الاول هو اساس الثاني بمعني انه الخدمات هي الاساس وتتكون من ادارة التفاعل في العمل فقط, والخادم مبني عليها بيحث يضيف الوظائف المذكور سابقا ليكون منتج متكامل لإدارة المحتويات الرقمية. هذان المنتجان يمكن التعامل معهما من خلال الويب بالكامل Web Based Application لكن لتكون الصورة واضحة فإن هذان المنتجان يحتاجان للعديد من التطبيقات المعتمدة على الويندوز Desktop application مثل ميكروسوفت وورد واكسل والانفوباث InfoPath وغيرها من التطبيقات. اذا فالموضوع مدروس جيدا من شركة ميكروسوفت حيث انها ليست معنية بإلغاء منتجاتها الاخرى بل تعمل على تكامل جميع منتجاتها سوية للحصول على حل متكامل.

إدارة السجلات في خادم الشيربيونت 2007

تم تصميم قالب موقع "مركز السجلات" الموجود في Microsoft Office SharePoint Server 2007 ليساعد الشركات في تطبيق برامج إدارة السجلات والاستبقاء الخاصة بها।

يعمل "مركز السجلات" كمستودع مركزي يمكن أن تقوم شركة بتخزين كافة سجلاتها به وإدارتها। يعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات كاملةً، بدءاً من مجموعة السجلات مروراً بإدارة السجلات إلى ترتيب السجلات. يتم عادةً تصميم موقع "مركز السجلات" وتكوينه من قِبل أشخاص متخصصون في إدارة السجلات وفريق تكنولوجيا المعلومات (IT) في شركةٍ ما لضمان اعتماد خطة ملفات الشركة.

دورة حياة السجلات الإلكترونية

اتسعت الوظيفة الأرشيفية ، عبر دورة الحياة الداخلية للسجلات الإلكترونية ، حيث يمكن أن نرى ثلاث مراحل :

- المنطلق
- الإنشاء
- الصيانة ( تتضمن التقييم و الحفظ و النفاذ والاستخدام )

مرحلة المنطلق : " وتبدأ حياة السجلات الإلكترونية بمرحلة المنطلق التي تبدأ باتخاذ قرارات لتحديد احتياجات حفظ الوثائق ونظم حفظ السجلات وتصميمها وتطويرها ، قبل إنشاء أي سجل فعلاً . وفي هذه المرحلة ( مرحلة المنطلق ) يتم تصميم وتطوير وتشغيل نظام المعلومات الإلكتروني ، وتتضمن هذه السيرورة تحليل الاحتياجات حول المعلومات ومعالجة المعلومات الملائمة لأهداف الأعمال الراهنة والمستقبلية . وتتضمن مرحلة المنطلق أيضاً اختيار وحيازة وتنصيب التكنولوجيا الملائمة ، وكذلك توجيه وتخصيص نظم المعلومات الإلكترونية ، للتأكد من أن مضمون السجلات وسياقها وبنيتها تقدم قيمة موثوقة للفعاليات التي أنشأت السجل ، وأن السجلات الإلكترونية تم تحديدها وحفظها . ولمرحلة المنطلق أهمية كبيرة ، فهي التي يمكن أن تخفض من احتمالات ضرورة تغيير النظام بعد إنجازه ، ومثل هذا التغيير معقد ومكلف وقد لا يكون ممكناً " .

مؤسسة تكنولوجيا الإدارة للحاسب الالي

تتخصص تكنولوجيا الإدارة للحاسب الآلي في إنتاج البرمجيات وتطوير أنظمة المعلومات في مجال إدارة المكتبات ومراكز المعلومات، وتنفرد في الوطن العربي بمنتجات تجمع فيما بين المواصفات العالمية ومتطلبات المكتبات العربية وخصوصيتها، بالإضافة إلى تخصصها في إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، حيث تمتلك والقائمين عليها خبرة واسعة في هذين المجالين، ولها منتجات متميزة تجمع بين المواصفات العالمية وخصوصية المؤسسات العربية.

www.mtech.com.sa

خادم الشيربوينت 2007 (الجز ء الرابع والاخير): إدارة محتويات الويب - نماذج الادخال ومعالجة الاعمال – الاعمال الذكية

في هذا الجزء سنكمل الحديث عن اهم خصائص وميزات الشيربوينت 2007 والمتقبي منها هو : إدارة محتويات الويب, نماذج الادخال ومعالجة الاعمال, والاعمال الذكية. وقد تحدثنا في الجزء الاول عن مقدمة عامة حول الشيربوينت 2007 وتحدثنا في الجزء الثاني عن بعض خصائص وميزات الشيربيونت 2007 والتي هي: التفاعل, التخصيص, البحث, ادارة الوثائق, ادارة السجلات.

إدارة محتويات الويب

خادم الشيربوينت 2007 يحتوي على العديد من الميزات والتي تعتبر هامة جدا للتصميم, والنشر, وإدارة مواقع وبوابات الانترانت الموزعة ومواقع الانترنت التعاونية ومواقع على مستوى الاقسام. هذه الميزات توفر للمستخدم اداوات التأليف والنشر الالكتروني على الويب في وقت قياسي وكذلك يساعد على تخفيض التكلفة والمصاعب التي تواجه إدارة المواقع.

خادم الشيربوينت 2007 ( الجز ء الثالث): ادارة الوثائق – ادارة السجلات

إدارة الوثائق

للتحكم بدورة حياة الوثيقة نحتاج عادة نظام لإدارة الوثائق, ويعتبر الشيربوينت 2007 رائدا في مجال ادارة الوثائق ودورة حياتها من لحظة انشائها الى مراجتها الى نشرها والوصول لها.

ولفهم ادارة الوثائق سنحاول تطبيق دورة حياة الوثيقة على وثيقة ما, حيث سيتم إنشاء الوثيقة بداية, ثم تخزينها, ثم مشاركتها مع الاخرين, ثم يتم اتاحتها لذوي الاختصاص لتعديلها. وعندما يتم اصدار نسخة واصدار جديد لهذه الوثيقة فإنه يتم تصنيفها وتتبع التغيرات عليها.
في خادم الشيربوينت 2007 يمكن تعريف سياسة معينة لكل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة, كذلك يمكن استخدام مخازن مركزية لتخزين وادارة وتمكين الوصول للوثائق, ايضا يمكن استخدام اللاصقة او الباركود وذلك لتسهيل عمليات تتبع الوثيقة.

خادم الشيربوينت 2007 (الجز ء الثاني):التفاعل-التخصيص-البحث

في الجزء الاول تحدثنا عن مقدمة حول الشيربيونت 2007 و الفائدة من إستخدام هذا الخادم. وفي الجزء الثاني سوف نتحدث عن ثلاث خصائص من خصائص هذا الخادم وهي: التفاعل و الاشخاص والتخصيص و البحث والاستعلام.

التفاعل

بإستخدام الميزات التالية داخل خادم الشيربوينت 2007, يمكن العمل بشكل أكثر دقة واكثر كفاءة بين الموظفين داخل المؤسسة الواحدة ومن هذه الميزات:

استخدام قوالب المواقع للتفاعل وادارة اللقاءات والاجتماعات.
الوثائق المشتركة وجهات الاتصال وادارة المهام والتقوم.
مشاركة الافكار في المدونات الالكترونية Blogs.
ادارة المشاريع وذلك بإنشاء قائمة بمهام المشروع وذلك عن طريق "Gantt Chart"
الوصول للمحتوى عن طريق الجهاز المحمول (الهاتف المحمول)
ارسال رسائل بريد الكتروني الى مكتبات الشيربوينت وأرشفة هذه الرسائل.
ادارة الوثائق والقوائم دون الحاجة الى اتصال مع الخادم (Offline)

خادم الشيربوينت 2007(الجز ء الاول): مقدمة

في المقالات السابقة ادارة السجلات وادارة الوثائق الكترونيا: الجزء الأول و الجزء الثاني تحدثنا عن إدارة الوثائق وادارة السجلات من الناحية النظرية وكيف نفرق بين السجل والوثيقة, وكيف نستطيع أن ندمج كلا النظامين (إدارة الوثائق والسجلات), في هذه المقالة سنتحدث عن خادم الشيربوينت 2007 Microsoft Office SharePoint Server, والتي سأقوم فيها بتعريف ما هو هذا الخادم وكيف يتم استخدامه للوصول لتحكم أفضل وفهم أدق لمحتوياتنا, كذلك كيف نستفيد منه في تنسيق اجراءات العمل, ومشاركة المعلومات مع الاخرين في المؤسسة. وفي الاجزاء اللاحقة سنتعرف عن إمكانيات هذا الخادم في إدارة الوثائق والسجلات من الناحية التطبيقية.

نظرة عامة

خادم الشيربوينت 2007 هو الان جزء من نظام ميكروسوفت اوفيس 2007. أي مؤسسة تستطيع إستخدام هذا الخادم لتسهيل عمليات التفاعل حول الوثائق والسجلات والمعلومات بين افراد المؤسسة, كذلك يدعم هذا الخادم ميزات إدارة المحتويات, ويمكن بناء إجراءات العمل او محركات سير العمل لأتمتة المهام, بالإضافة لتوفير نقطة دخول مركزية لجميع معلومات المؤسسة الأساسية.
بإستخدام القوالب والميزات الاخرى لخادم الشيربوينت 2007, نستطيع إنشاء مواقع تدعم نشر و إدارة المحتويات, و إدارة السجلات, وإدارة الوثائق, وكذلك الأعمال الذكية ببساطة وكفاءة عالية. وعلى سبيل المثال, يمكننا إنشاء مواقع على مستوى قطاعات الاعمال الكبيرة مثل بوابة لوزارة او مجموعة شركات او موقع لهذه الشركة على الانترنت او مواقع مخصصة مثل مخازن المحتويات او مساحات الإجتماعات.

إدارة الوثائق وادارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل – الجزء الثاني

في الجزء الاول تحدثنا عن إدارة السجلات وإدارة الوثائق وحددنا بعض الفروقات بينهما, واعطينا مقدمة عنهما. اما في الجزء الثاني سوف نبحر اعمق قليلا لنتحدث عن دورة حياة الوثيقة, ووظائف واحتياجات إدارة السجلات.

دورة حياة الوثيقة !

يتم إنشاء الوثيقة عادة بواسطة أي شخص في المؤسسة, ابتداءا من مدير وصاحب المؤسسة الى مندوب المبيعات. كما أن الوثيقة المنشأة داخليا او خارجيا يتم في نهاية المطاف إنشاءها, إستقبالها, و مشاركتها بين جميع موظفي المعرفة. بالإضافة لذلك, فإن الوثيقة المنشأة تخضع للتعديلات بإستمرار قبل أن يتم تعريفها كسجل.

إدارة الوثائق وإدارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل - الجزء الاول

ملاحظة: هذه المقالة مقدمة لتقنيات MS Office SharePoint Server 2007

علم إدارة السجلات والأرشيف اصبح من المواضيع اللامعة في الاونة الاخيرة. وقد اكتسب هذا العلم التقدير بسبب تزايد القلق حول حماية المعلومات الشخصية وكذلك التي تمثل ذاكرة المؤسسات.

ولسوء الحظ, ما زال التشويش والارباك يحيط ادارة السجلات والارشيف من ناحية المفهموم, وينطبق هذا الكلام على بقية الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المعلومات, مع أن العديد من إستراتيجيات او تقنيات إدارة المعلومات يتم ربطها سوية في مرحلة ما في المؤسسات فإن الحاجة ما تزال قائمة لفهم الفرق بينهم بحيث يتم فهم الوظائف الاساسية والاجراءات لكل منهم.

إدارة الوثائق؟

تستخدم إدارة الوثائق للتحكم بدورة حياة الوثيقة من لحظة إنشائها الى مراجعتها الى نشرها الى استهلاكها كذلك تحديد فترة حفظها ومن ثم تقيمها واتلافها.

وليصبح نظام إدارة الوثائق نظاما فعالا يجب الإجابة على الأسئلة التالية:

ما انواع الوثائق التي يتم إنشائها في المؤسسة؟
ما هو القالب الذي يجب إستخدامه لكل نوع من انواع الوثائق؟
ما هي الحقول الوصفية التي يجب استخدامها لكل نوع؟
اين يتم تخزين الوثيقة في كل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة؟
كيف يتم التحكم بالصلاحيات, مثل صلاحية الوصول او التعديل في كل مراحل دورة حياة الوثيقة؟
كيف يتم نقل الوثيقة من مكان الى اخر داخل المؤسسة اثناء عمليات المراجعة والنشر وتقييم الوثيقة؟
ما هي السياسات والاجراءات التي يجب ان تطبق على الوثائق حيث يتم معرفة جميع الحركات التي تمت على الوثيقة, كذلك يجب أن يتم تحديد فترة الحفظ والاجراء المتبع بعد انتهاء فترة الحفظ داخل هذه السياسات والاجراءات!
تحويل الوثيقة من صيغة الى اخرى اثناء التنقل بدورة الحياة!
كيف يتم العامل مع الوثيقة على اساس انها سجل حيوي للمؤسسة والتي يجب أن تحتجز لفترة طبقا للقوانين العمول بها بالمؤسسة؟