إدارة الوثائق وادارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل – الجزء الثاني

في الجزء الاول تحدثنا عن إدارة السجلات وإدارة الوثائق وحددنا بعض الفروقات بينهما, واعطينا مقدمة عنهما. اما في الجزء الثاني سوف نبحر اعمق قليلا لنتحدث عن دورة حياة الوثيقة, ووظائف واحتياجات إدارة السجلات.

دورة حياة الوثيقة !

يتم إنشاء الوثيقة عادة بواسطة أي شخص في المؤسسة, ابتداءا من مدير وصاحب المؤسسة الى مندوب المبيعات. كما أن الوثيقة المنشأة داخليا او خارجيا يتم في نهاية المطاف إنشاءها, إستقبالها, و مشاركتها بين جميع موظفي المعرفة. بالإضافة لذلك, فإن الوثيقة المنشأة تخضع للتعديلات بإستمرار قبل أن يتم تعريفها كسجل.

أنظمة إدارة الوثائق وإدارة السجلات والتي تم دمجها سوية سوف تحسن ادارة دورة حياة الوثيقة والسجل وستكون النتيجة تسهيل الوصول الى معلومات المؤسسة الحيوية والهامة.

هنالك العديد من الاراء حول خطوات دورة حياة الوثيقة, ونحن هنا سنسرد اهم هذه الخطوات واكثرها اهمية, وهي:

· الإستقبال: الوثيقة يمكن ان تصدر من داخل المؤسسة او يتم استقبالها من الخارج, وتكون هذه الوثيقة بأي صيغة, سواءا الكترونية ام ورقية, وكذلك يمكن ان تكون على انواع مختلفة من وسائط التخزين, مثل القرص المضغوط. الوثيقة في هذه المرحلة ليس بالضرورة ان تكون سجل, كما انها يمكن ان تبقى وثيقة الى الابد, بمعنى انها لن تعرف كسجل لعدم اهميتها او عدم الحاجة لتحديد فترة حفظ لها.

· الإدارة: عندما يتم إنشاء او استقبال الوثيقة, ربما يتم تعريفها وتصنيفها وادارتها كسجل وذلك من خلال نظام ادارة السجلات. ونظام ادارة السجلات هو برنامج يقوم ببناء "خريطة أنواع الملفات" والتي يتم تصنيف السجلات داخلها.

· التخزين: عندما تصبح الوثيقة سجل, من المهم تخزينها في مكان يخضع لسرية معينة وذلك للحفاظ على السجل من الحذف او التعديل. كذلك يجب ان يكون هذا السجل متوفر عند الطلب, وذلك من خلال البحث او الاستعراض.
النظام والوسائط المستخدمة للتخزين يجب أن لا تكون قابلة للتلف او ضياع ما عليها من سجلات لأنه بذلك سنعرض هذه السجلات للخطر الشديد. يجب كذلك نقل جميع السجلات من وسيلة تخزين الى وسيلة اخرى بمجرد تغيير التقنية او استحداث تقنيات اخرى افضل, حيث يجب على نظام ادارة السجلات السماح بمثل تلك الميزات.

التوزيع: عندما يتم تعريف السجل وتخزينه في مكان امن, يجب ان تكون السجلات متوفرة للموظفين وذلك لإستخدامها في الاعمال الاعتيادية. لكن على نظام ادارة السجلات ان يمنع اي تعديل او اتلاف لهذه السجلات قبل انتهاء فترة الحفظ الخاصة بكل نوع.

التقييم: معظم سجلات العمل يتم اتلافها بعد فترة زمنية محددة وذلك استنادا لفترة حفظها المجدولة مسيقا. قانونيا يمكن اتلاف معظم مراسلات الاعمال بعد 3 سنوات على سبيل المثال, كذلك البعض الاخر من السجلات يمكن ان يحفظ بشكل دائم.


بشكل عام يعتبر نظام ادارة السجلات مسؤولا عن جميع هذه المراحل ما عدا مرحلة الاستقبال او الانشاء.


ووظائف واحتياجات إدارة السجلات

سابقا كانت السجلات الورقية تخزن في مركز السجلات وكان مسؤول السجلات يعرفها ويصنفها ويدير جميع النشاطات حول هذا السجل بما في ذلك تحديد فترة حفظ للسجل. لكن مع قدوم السجلات والوثائق الالكترونية فإن جميع ما كان يتم يدويا قد تغيير و مشاكل تعريف وتصنيف السجلات يدويا قد اختفى.

وللحصول على برنامج لادارة سجلات فعال بدون الحاجة لفريق كبير لإدارة السجلات يجب على نظام ادارة السجلات أن يوفر ميزات الإدارة الاساسية لموظفي المعرفة. وبذلك فإن أي نظام لإدارة السجلات يجب أن يوفر الميزات والوظائف التالية:

ملاحظة: الميزة الاولى والثانية يتم عادة تنفيذهما بواسطة موظفي المعرفة والميزات الاخرى يقوم عادة مدير السجلات بتنفيذها.

الإنشاء: يتم إنشاء الوثائق على جميع المستويات داخل المؤسسة – ابتداءا من المدراء وانتهاءا بمندوبي المبيعات, بالاضافة لإنشاءها داخل المؤسسة يمكن ايضا استقبالها من خارج المؤسسة. هذه الوثائق يمكن ان تكون كائنات فيزئائية او رقمية مثل ورقة عقد يتم استقبالها عن طريق البريد الالكتروني او وثيقة يتم انشاءها عن طريق برنامج الوورد. كذلك على نظام ادارة السجلات أن يستقبل او ينشأ اي وثيقة داخل اي تطبيق, ومن هذه التطبيقات التي يجب على نظام ادارة سجلات أن يدعمها:
· ميكروسوفت اوفيس, مثل الاكسل, الوورد, البوربوينت ... الخ.
· انظمة المسح الضوئي, حيث يمكن ان يتم تحويل الوثيقة الورقية الى رقيمة بواسطة هذه البرامج, وبالتالي يمكن أن تصبح هذه الوثيقة سجل رسمي.
· البريد الالكتروني, حيث اصبح من الوسائل المتزايدة الاستخدام في مجال الاعمال, ويجب على اي نظام التعامل معها وتعريف البريد الكتروني كسجل.
· الملفات السمعية والبصرية المختلفة.

التعريف: اصبح من الصعب على المؤسسات الكبيرة والتي تدير اعمال متعددة أن تقوم بتعريف فعال لجميع السجلات المحتملة, وذلك بسبب تعدد وكثرة المحتويات المنشأة. على ذلك فإن نظام ادارة السجلات يجب أن يوفر اليات ووظائف لتعريف هذه السجلات وتصنيفها خصوصا للذين يقومون بإنشاء هذه السجلات. وتتمثل هذه الوظائق بـ:
· التصنيف: يجب اسناد السجل لأحد تصنيفات "خريطة انواع الملفات" والتي تحدد في نهاية المطاف فترة الحفظ.
· التعريف: تعريف الوثيقة كسجل.
تخضع هذه الوظائف – التصنيف والتعريف- للعديد من الطرق اعتمادا على طريقة بناء النظام.

الاحتجاز او فترة الحفظ: عندما يتم تعريف الوثيقة كسجل, يجب احتجازها او الاحتفاظ بها طبقا للسياسات المعمول بها في المؤسسة او المحافظة او الدولة. وليتم الاحتفاظ بالوثيقة وتعريفها كسجل يجب أن يمتلك السجل الصفات التالية:
1. الموثوقية: السجل يجب ان يحقق الهدف منه, ويجب ان يملك سجل التغيرات الخاصة به.
2. الاعتمادية: يجب أن يعكس السجل الحركات او الاجراءات التي تم توثيقها.
3. الكمال: كمال السجل يعني ان السجل اصبح مكتملا وغير قابل للتعديل.
4. قابلية استخدامه: يجب ان يكون السجل قابل التنقل, والاسترجاع, والعرض.

التقييم والاتلاف: الخطوة الاخيرة والبالغة الاهيمة والتي تعتبر جزءا من ادارة السجلات هي ادارة التقييم والاتلاف. وبسبب العدد الهائل من السجلات المخزنة, فإنه يجب على نظام ادارة السجلات القيام ببعض المهام التي تسهل على مدير الوثائق القيام بأعماله بالسرعة والدقة المقبولة. مثلا يمكن للنظام توفير تقرير بالوثائق التي حان تقييمها (انتهى فترة حفظها) وعرض التقرير على مدير السجلات للقيام باللازم. كذلك على النظام تسجيل حركة التقييم (سواء اتلاف او حفظ دائم) داخل سجل معين لإستخدامات مستقبلية.

في الجزء الثالث, سأقدم مقدمة حول نظام MS Office SharePoint Server 2007 والذي يعتبر بيئة عمل جاهزة وقابلة للتطوير والبرمجة لإدارة الوثائق والسجلات وسير العمل وادارة نماذج الإدخال, بالاضافة للميزات التفاعلية وادارة المواقع والبوابات سواء داخليا (انترانت, اكسترانت) او خارجيا (انترنت) وذلك بتوفير جميع ميزات ادارة المحتويات والنشر.

ملاحظة اخيرة: ارجو ممن لهم خبرات او اهتمام في هذا المجال التعليق والتفاعل مع الموضوع لنتمكن من اثارة هذا الموضوع المهمل عربيا ومحاولة فهم اهميته والانظمة المستخدمه بخصوصه وبالتحديد خادم .MS Office SharePoint Server 2007