تم تصميم قالب موقع "مركز السجلات" الموجود في Microsoft Office SharePoint Server 2007 ليساعد الشركات في تطبيق برامج إدارة السجلات والاستبقاء الخاصة بها।
يعمل "مركز السجلات" كمستودع مركزي يمكن أن تقوم شركة بتخزين كافة سجلاتها به وإدارتها। يعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات كاملةً، بدءاً من مجموعة السجلات مروراً بإدارة السجلات إلى ترتيب السجلات. يتم عادةً تصميم موقع "مركز السجلات" وتكوينه من قِبل أشخاص متخصصون في إدارة السجلات وفريق تكنولوجيا المعلومات (IT) في شركةٍ ما لضمان اعتماد خطة ملفات الشركة.
يجمع قالب موقع "مركز السجلات" بين بعض الميزات القياسية الموجودة في Office SharePoint Server 2007 مع بعض ميزات إدارة السجلات المخصصة الإضافية لتوفير القدرات التالية:
قدرات الوثب يحتوي "مركز السجلات" على العديد من الميزات التي تساعدك في التأكد من تكامل السجلات المخزنة داخله:
لا يتم تعديل السجلات بشكل تلقائي من قِبل النظام. ويضمن ذلك أن تكون السجلات التي تم تحميلها إلى موقع "مركز السجلات" ثم تنزيلها في وقتٍ لاحق متطابقة دوماً.
يمكن أن يقوم مسؤولو الموقع بسهولة بتكوين "مركز السجلات" بالإعدادات التي تمنع التلاعب المباشر في السجلات عن طريق تعيين إصدار أية تغييرات تتم على محتويات المستندات وعن طريق تدقيق أنواع محددة من التغييرات.
يقوم "مركز السجلات" بالسماح لمديري السجلات بإضافة بيانات التعريف والاحتفاظ بها في العناصر بشكل منفصل عن سجلات بيانات التعريف، وبذلك يمكن أن يتم تحديث المعلومات المتعلقة بمهام إدارة السجلات دون أن يتم تعديل السجل الأساسي। كما يتم تعيين إصدار التغييرات التي تتم على بيانات التعريف.
فرض نهج إدارة المعلومات يحتوي Office SharePoint Server 2007 على العديد من ميزات النهج التي تفيد في إدارة السجلات:
التدقيق تقوم هذه الميزة بتسجيل الأحداث والعمليات التي يتم تنفيذها على الملفات. في سياق إدارة السجلات، يكون التدقيق مفيداً في تسجيل الأشخاص الذين يقومون بعرض المعلومات والوصول إليها في "مركز التقارير".
انتهاء الصلاحية تحدد هذه ميزة فترة الاحتفاظ بالسجل والإجراء الذي يجب تنفيذه عند انتهاء فترة الاستبقاء، مثل الحذف أو بدء سير عمل "الموافقة على الترتيب". في سياق إدارة السجلات، تبدأ عادةً فترة استبقاء سجل عندما يتم إرسال سجل إلى "مركز السجلات".
الرموز الشريطية تزود هذه الميزة كل سجل بشكل رمز شريطي فريد وقيمة رقمية। يتم تخزين قيمة الرمز الشريطي وفهرستها مع الإصدار الإلكتروني للسجل. في سياق "إدارة السجلات"، تعتبر الرموز الشريطية مفيدة في الاحتفاظ بالسجلات الفعلية وتعقبها. إذا كانت السجلات الموجودة في مكتبة تحتوي على إصدارات فعلية، توفّر الرموز الشريطية طريقة لربط الإصدارات الفعلية بنظيراتها الإلكترونية.
واجهة تجميع السجلات القابلة للبرمجة يعتمد "مركز السجلات" مجموعة من الخدمات التي تُسهّل تجميع السجلات। تقوم واجهة "مركز السجلات" القابلة للبرمجة بتمكين الشركات من تكوين كلٍ من إدارة المستندات وأنظمة البريد الإلكتروني للقيام بإرسال الملفات إلى موقع "مركز السجلات" بشكل تلقائي. يمكن أن يتم إرسال المحتوى إلى "مركز السجلات" من خلال خدمة ويب باستخدام بروتوكول SOAP أو من خلال البريد الإلكتروني باستخدام بروتوكول SMTP.
توجيه السجل يحتوي "مركز السجلات" على "قائمة توجيه السجلات" التي تقوم بتوجيه السجلات الواردة بشكل تلقائي (سواء تم إرسالها بشكل تلقائي أو يدوياً) إلى المكان الصحيح، استناداً إلى نوع السجل الخاص بها। عندما يتم إرسال سجل بشكل تلقائي إلى "مركز السجلات"، يتم دائماً مصاحبته بمعلومات إضافية متعلقة به، مثل محفوظات التدقيق وبيانات التعريف. يتم تخزين محفوظات التدقيق الخاصة بسجل في "مركز السجلات" كملف XML، ويتم تخزين بيانات تعريف السجل في كلٍ من ملف XML وفي أعمدة بيانات التعريف الموجودة في موقع "مركز السجلات".
قوائم الاحتجاز يقوم "مركز السجلات" بتمكين الشركات من أخذ الملفات الموجودة ضمن الكشف القضائي كجزء من دعوة قضائية، أو متعلقة بتدقيق أو تحقيق، ووضعها في قائمة "الاحتجاز". عندما يتم وضع السجلات في قوائم الاحتجاز، يتم إيقاف أي نُهج خاصة بانتهاء الصلاحية قد تكون سارية المفعول مرحلياً، وتتم بذلك حمايتها من التلف. على سبيل المثال، في الدعوة القضائية، إذا قامت إحدى الشركات بوضع السجلات المرتبطة التي قد تطالب بتقديمها في قوائم الاحتجاز، تكون هذه السجلات متوفرة إلى أن يتم استكمال الدعوة القضائية. يمكن وضع السجلات في أكثر من قائمة احتجاز في الوقت ذاته. كما يمكن أن يقوم مسؤولو السجلات بالبحث في "مركز السجلات" عن التقارير التي يجب وضعها في قوائم الاحتجاز.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق