المقال بواسطة: المهندس سامر نزال
يقوم مستخدم الحاسوب بإدارة الملفات والوثائق بشكل يومي, ويعاني كلما احتاج استرجاع وثيقة, حيث يعاني من البطئ الشديد وتعدد النسخ او الاصدارات دون سيطرة عليها. بشكل عام يساعد الشيربوينت على تنظيم وادارة واسترجاع الوثائق والملفات بسهولة وبأحدث الطرق المتبعة.
يقوم مستخدم الحاسوب بإدارة الملفات والوثائق بشكل يومي, ويعاني كلما احتاج استرجاع وثيقة, حيث يعاني من البطئ الشديد وتعدد النسخ او الاصدارات دون سيطرة عليها. بشكل عام يساعد الشيربوينت على تنظيم وادارة واسترجاع الوثائق والملفات بسهولة وبأحدث الطرق المتبعة.
فوضى الوثائق
لو حاولنا تحليل ما يجري عند قيام مستخدم بتنفيذ مهام لها علاقة بإدارة الوثائق كل يوم, سنجد انها تتمحور حول عدة نقاط والتي هي:
o إنشاء الوثيقة: عند انشاء الوثيقة سيواجه المستخدم عدة امور, اهمها اين سيحفظ هذه الوثيقة ليسهل استرجاعها فيما بعد بواسطته او بواسطة زملائه, كذلك ما الاسم الذي يجب ان يطلق على هذه الوثيقة حيث تعبر عن المحتوى بطريقة او باخرى.
o تعديل او تحديث الوثيقة: عند الرغبة بتعديل وثيقة معينة يجب عليك اولا ايجادها, اذا اين اجدها؟ وعند التعديل هل ستحفظ النسخة فوق القديمة ام ستنشئ اصدار جديد؟ كيف يمكن للمستخدم تعديل وثيقة عامة ربما تأخذ منه ايام بينما يتم منع زملائه من مشاهدة الوثيقة قبل اكتمالها؟ اخيرا كيف يمكن لأكثر من مستخدم التعاون لتعديل وثيقة معينة؟
o فتح الوثيقة: كما هو الحال عند التعديل ستواجه عند فتح الوثيقة مشكلة ايجادها اولا؟ وايجاد اخر اصدار؟ وكذلك ربما تحتاج لمعرفة من هو اخر شخص عدل على هذه الوثيقة للإتصال به؟
o حذف الوثيقة: كيف يمكن التأكد من ان هذه الوثيقة المراد حذفها هي الوحيدة الموجودة؟
هذه بعض التحديات التي يواجهها المستخدم كل مرة يتم التعامل فيها مع الوثائق !!! اذا الخلاصة هي ان جميع المستخدمين في مؤسسة معينة يعانون من مشاكل ادارة الوثائق, ولن تجد احدا متأكد من مكان تخزين جميع الوثائق, ولا احد سيكون واثقا من ان النسخة التي حصل عليها هي اخر اصدار, واخيرا عمل نسخ احتياطي لهذه الوثائق سيكون معقد جدا ومضيعة للوقت !
أنظمة إدارة الوثائق
يوجد العديد من الادوات الرائعة لإنشاء الوثائق والملفات وافضل مثال هنا انظمة ميكروسوفت اوفيس. بعض هذه الادوات تملك ميزات معينة لإدارة وتنظيم الوثائق, لكن مشكلة هذه الادوات انها لا تعمل الا من خلال الاداة نفسها, بمعنى اخر هذه الادوات ليست حل للمؤسسات التي تتكون من مئات او الاف من الموظفين.
الحل يكمن بأنظمة إدارة الوثائق DMS. هذه الحلول كانت موجودة منذ سنين, وسنجد ان المستخدم سيستلطف فكرة هذه الانظمة عندما يقرء عنها. حلول إدارة الوثائق مكلفة ماديا, لكن اذا افترضنا ان جميع او نسبة كبيرة من الوعود المتوقع تحققها عند استخدام النظام قد تتحقق عندها نكون قد طورنا الكفاءة والانتاجية للمستخدمين والنتيجة ستكون بطبيعة الحال زيادة بالعائد على الاستثمار ROI. لكن لكل حل مشاكله, ومشاكل حلول ادارة الوثائق تتمحور حول سلوك المستخدم, حيث ستجد مجموعة من المستخدمين قد استفادو استفادة قصوى من هذا الحل, والبعض الاخر استخدمها بداية تطبيقها وسينتهي به الامر بالعودة لنمطه القديم بإدارة الوثائق, والمجموعة الاخيرة من المستخدمين لن تستخدم النظام اساسا. والنتيجة ربما تكون اسوء مما كانت عليه قبل استخدام هذا الحل, حيث ستجد جزء من الوثائق مخزنة حسب الطريقة القديمة (خليط من المجلدات المشتركة ومساحات التخزين المحلية وملحقات صناديق البريد الالكترونية), بينما ستجد الجزء الاخر من الوثائق قد تم تخزينه في النظام الجديد. وبكل اسف ستجد المؤسسة نفسها تشتري تراخيص كل سنة لتحتفظ بالنظام على قيد الحياة, لكن قد اسمعت لو ناديت حيا ...
بشكل سريع سأذكر بعض المعيقات او اسباب الفشل التي تواجهة الشخص الذي يريد ادخال حلا جديدا لإدارة الوثائق, حيث تتمحور اسباب فشل اي نظام بما يلي:
• النظام معقد جدا بالاستخدام.
• النظام غير متكامل مع انظمة ميكروسوفت اوفيس الشهيرة.
• النظام يبطئ من انتاجية الموظف.
• يتوقع من المستخدم ان يتعلم على النظام بمفرده.
• رفض المستخدم لتعلم اي جديد.
النقطة الاخيرة ربما تكون الاهم, حيث ان القاعدة هنا بسيطة, اقنع المستخدم بإستخدام النظام, ستحصل على ما تربو اليه عند تطبيق نظام لإدارة الوثائق, لذلك على مسؤول ادارة الوثائق ايجاد هؤلاء الاشخاص ليكونو هم المؤشر الحقيقي لنجاح او فشل النظام.
النمط التقليدي لإدارة الوثائق
بدون نظام لإدارة وتنظيم الوثائق يتحتم على أي مؤسسة القيام بحل هذه المشكلة بطريقة اخرى, حيث تقوم معظم المؤسسات بمعالجة المشكلة كالتالي:
1- انشاء شجرة ارشيفية ضمن خادم الملفات, وكل كمستخدم سيقوم بعمل map drive للمجلد المشترك الذي يحتوي على الشجرة الارشيفية. Map drive هي عملية تحويل مجلد مشترك في مكان ما الى سواقة او Drive على جهازه ممكن ان يأخذ الحرف Z مثلا.
2- تسمية كل ملف بشكل يسهل وصف ما بداخله, مثل Budget_Q3_2006_V1.xsl ويمثل هذا الاسم ميزانية الربع الثالث لسنة 2006 الاصدار الاول.
الطريقتان بالاعلى اعتدنا على التعامل معهما منذ DOS 2.0 والذي اصدر عام 1983. هذه الميزة كانت رائعة في ذاك الوقت. ولتوضيح الفكرة انظر الرسم بالاسفل:
لو حاولنا تحليل ما يجري عند قيام مستخدم بتنفيذ مهام لها علاقة بإدارة الوثائق كل يوم, سنجد انها تتمحور حول عدة نقاط والتي هي:
o إنشاء الوثيقة: عند انشاء الوثيقة سيواجه المستخدم عدة امور, اهمها اين سيحفظ هذه الوثيقة ليسهل استرجاعها فيما بعد بواسطته او بواسطة زملائه, كذلك ما الاسم الذي يجب ان يطلق على هذه الوثيقة حيث تعبر عن المحتوى بطريقة او باخرى.
o تعديل او تحديث الوثيقة: عند الرغبة بتعديل وثيقة معينة يجب عليك اولا ايجادها, اذا اين اجدها؟ وعند التعديل هل ستحفظ النسخة فوق القديمة ام ستنشئ اصدار جديد؟ كيف يمكن للمستخدم تعديل وثيقة عامة ربما تأخذ منه ايام بينما يتم منع زملائه من مشاهدة الوثيقة قبل اكتمالها؟ اخيرا كيف يمكن لأكثر من مستخدم التعاون لتعديل وثيقة معينة؟
o فتح الوثيقة: كما هو الحال عند التعديل ستواجه عند فتح الوثيقة مشكلة ايجادها اولا؟ وايجاد اخر اصدار؟ وكذلك ربما تحتاج لمعرفة من هو اخر شخص عدل على هذه الوثيقة للإتصال به؟
o حذف الوثيقة: كيف يمكن التأكد من ان هذه الوثيقة المراد حذفها هي الوحيدة الموجودة؟
هذه بعض التحديات التي يواجهها المستخدم كل مرة يتم التعامل فيها مع الوثائق !!! اذا الخلاصة هي ان جميع المستخدمين في مؤسسة معينة يعانون من مشاكل ادارة الوثائق, ولن تجد احدا متأكد من مكان تخزين جميع الوثائق, ولا احد سيكون واثقا من ان النسخة التي حصل عليها هي اخر اصدار, واخيرا عمل نسخ احتياطي لهذه الوثائق سيكون معقد جدا ومضيعة للوقت !
أنظمة إدارة الوثائق
يوجد العديد من الادوات الرائعة لإنشاء الوثائق والملفات وافضل مثال هنا انظمة ميكروسوفت اوفيس. بعض هذه الادوات تملك ميزات معينة لإدارة وتنظيم الوثائق, لكن مشكلة هذه الادوات انها لا تعمل الا من خلال الاداة نفسها, بمعنى اخر هذه الادوات ليست حل للمؤسسات التي تتكون من مئات او الاف من الموظفين.
الحل يكمن بأنظمة إدارة الوثائق DMS. هذه الحلول كانت موجودة منذ سنين, وسنجد ان المستخدم سيستلطف فكرة هذه الانظمة عندما يقرء عنها. حلول إدارة الوثائق مكلفة ماديا, لكن اذا افترضنا ان جميع او نسبة كبيرة من الوعود المتوقع تحققها عند استخدام النظام قد تتحقق عندها نكون قد طورنا الكفاءة والانتاجية للمستخدمين والنتيجة ستكون بطبيعة الحال زيادة بالعائد على الاستثمار ROI. لكن لكل حل مشاكله, ومشاكل حلول ادارة الوثائق تتمحور حول سلوك المستخدم, حيث ستجد مجموعة من المستخدمين قد استفادو استفادة قصوى من هذا الحل, والبعض الاخر استخدمها بداية تطبيقها وسينتهي به الامر بالعودة لنمطه القديم بإدارة الوثائق, والمجموعة الاخيرة من المستخدمين لن تستخدم النظام اساسا. والنتيجة ربما تكون اسوء مما كانت عليه قبل استخدام هذا الحل, حيث ستجد جزء من الوثائق مخزنة حسب الطريقة القديمة (خليط من المجلدات المشتركة ومساحات التخزين المحلية وملحقات صناديق البريد الالكترونية), بينما ستجد الجزء الاخر من الوثائق قد تم تخزينه في النظام الجديد. وبكل اسف ستجد المؤسسة نفسها تشتري تراخيص كل سنة لتحتفظ بالنظام على قيد الحياة, لكن قد اسمعت لو ناديت حيا ...
بشكل سريع سأذكر بعض المعيقات او اسباب الفشل التي تواجهة الشخص الذي يريد ادخال حلا جديدا لإدارة الوثائق, حيث تتمحور اسباب فشل اي نظام بما يلي:
• النظام معقد جدا بالاستخدام.
• النظام غير متكامل مع انظمة ميكروسوفت اوفيس الشهيرة.
• النظام يبطئ من انتاجية الموظف.
• يتوقع من المستخدم ان يتعلم على النظام بمفرده.
• رفض المستخدم لتعلم اي جديد.
النقطة الاخيرة ربما تكون الاهم, حيث ان القاعدة هنا بسيطة, اقنع المستخدم بإستخدام النظام, ستحصل على ما تربو اليه عند تطبيق نظام لإدارة الوثائق, لذلك على مسؤول ادارة الوثائق ايجاد هؤلاء الاشخاص ليكونو هم المؤشر الحقيقي لنجاح او فشل النظام.
النمط التقليدي لإدارة الوثائق
بدون نظام لإدارة وتنظيم الوثائق يتحتم على أي مؤسسة القيام بحل هذه المشكلة بطريقة اخرى, حيث تقوم معظم المؤسسات بمعالجة المشكلة كالتالي:
1- انشاء شجرة ارشيفية ضمن خادم الملفات, وكل كمستخدم سيقوم بعمل map drive للمجلد المشترك الذي يحتوي على الشجرة الارشيفية. Map drive هي عملية تحويل مجلد مشترك في مكان ما الى سواقة او Drive على جهازه ممكن ان يأخذ الحرف Z مثلا.
2- تسمية كل ملف بشكل يسهل وصف ما بداخله, مثل Budget_Q3_2006_V1.xsl ويمثل هذا الاسم ميزانية الربع الثالث لسنة 2006 الاصدار الاول.
الطريقتان بالاعلى اعتدنا على التعامل معهما منذ DOS 2.0 والذي اصدر عام 1983. هذه الميزة كانت رائعة في ذاك الوقت. ولتوضيح الفكرة انظر الرسم بالاسفل:
1) /الأرشيف العام
i) /المشاريع
(a) /تقنية المعلومات
1. /البريد الالكتروني
2. /إدارة الوثائق
(b) /المبيعات
1. /التسويق
2. /العملاء
i. /شركة الاصالات السعودية
ii. /ديوان المراقبة العامة
iii. /كلية الملك عبدالعزيز الحربية
3. /المنتجات
ii) /العملاء
(a) /شركة الاصالات السعودية
1. /العقود
2. /طلبات العروض
3. /العروض
4. /التعميد
(b) /ديوان المراقبة العامة
1. /العقود
2. /طلبات العروض
3. /العروض
4. /التعميد
(c) /كلية الملك عبدالعزيز الحربية
1. /العقود
2. /طلبات العروض
3. /العروض
مع هذه الشجرة من السهل ايجاد جميع وثائق مشروع تابعة لجهة معينة مثل ايجاد تعميد لديوان المراقبة العامة. لكن اذا افترضنا ان المستخدم يريد مشاهدة جميع التعاميد لجميع الجهات وبغض النظر عن جهة محددة؟ في هذه الحالة على المستخدم البحث في ثلاث مجلدات مختلفة, كل مجلد يمثل عميل, واذا كانت المؤسسة تمتلك 300 عميل عندها يجب على المستخدم البحث في 300 مجلد خاص بالتعاميد. في هذه الحالة سنجد انه من المنطقي والشائع ان ينسخ المستخدم جميع التعاميد لجهازه الشخصي, وذلك فقط لكي يتمكن من سردهم مع بعض ولتبسيط عملية التعامل معهم. وبهذا سنصل حتما الى فوضى عارمة في وثائق وارشيف المؤسسة.
بإختصار يمكن للمؤسسة ضمن خطة معينة اعادة هيكلة الشجرة الارشيفية حيث يكون العملاء هم بالمستوى الاعلى وبقية الامور بالمستوى الادنى لكي يسهل تصفح ما يختص بعميل محدد, لكن النتيجة النهائية هي شجرة ارشيفية ثابتة لا يمكن اعادة هيكلتها الا بجهد جهيد وسيتذمر المستخدم حتما من هذه التغيرات.
الان لنناقش مسألة اخرى, تسمية الملفات, ماذا عن اسم الملف Budget_Q3_2006_V1.xsl هل هو اسم جيد حقا؟ نعم يعتبر الاسم معبر عن محتوى الوثيقة حيث يسهل استنتاج ان الوثيقة هي ميزانية وتغطي الربع الثالث من سنة 2006 واصدارها هو الاصدار الاول. المشكلة هنا هي عدم قدرة المؤسسة على فرض هذا النمط على جميع المستخدمين حيث من المحتمل ان يقوم مستخدم اخر بإطلاق اسم اخر على الاصدار الثاني للوثيقة بالشكل التالي Q3_2006_Budget_2.xslهنا يسهل معرفة ان الوثيقة هي الاصدار الثاني من الوثيقة الاولى, لكن في حالة انشاء اصدار جديد بالاسم Q3_7_3_BG.xsl عندها ستتعقد الامور بالتأكيد. واذا افترضنا ان الثلاث وثائق السلافة الذكر قد تم تخزين كل منها في مكان, عندها ستعم موجة جديدة من الفوضى.
المشكلة هي انك لا تستطيع وصف الوثيقة الا عن طريق اسمها!! ويمكنك بالتأكيد انشاء مجلد وتسميته Budget وتخزين الوثيقة Q3-2007-v1.xsl داخله, لكن تخيل انك قمت بنسخ هذا الملف الى مكان اخر, كيف لك ان تعلم ما هي هذه الوثيقة ؟!
مشكلة اخرى هي تتبع التغيرات على وثيقة معينة, على سبيل المثال, عندما يتم تعديل وثيقة ما بواسطة مستخدم معين أنت تعتمد عليها بعملك بشكل رئيسي, كيف لك ان تعلم ان احدهم قد عدل عليها. وضعية اخرى, لو فرضنا ان احدهم قد ارسل عرض طلب لعميل معين, كيف ستعلم انت ذلك؟
كما ترى فإن هنالك العديد من المشاكل والمحددات والمعيقات تظهر مع استخدام النمط التقليدي لإدارة الوثائق, لحسن الحظ فإن الحل موجود وسيتم الحديث عن مقدمة عنه في الاسطر القليلة المقبلة.
ماذا الذي نحتاجه حقا: SharePoint
نحتاج لطريقة جديدة تماما لإدارة وتنظيم الوثائق بدون المجلدات, حيث نحتاج لطريقة سهلة التغيير والتعديل او حتى يتم تعديلها حسب كل مستخدم ومن وجهة نظره وعمله. على سبيل المثال, مدير المشاريع يحتاج فقط لرؤية وثائق المشاريع بطريقة معينة, بينما يحتاج بقية اعضاء الفريق لرؤية وثائق المشروع بطريقة مغايرة تماما!! وربما نحتاج حقا لإخفاء جميع وثائق المشاريع عن جميع المستخدمين واظهار الوثائق التي يعمل عليها فقط دون التأثير على الية الامان المتبعة!!
جميع المشاكل والمعيقات السالفة الذكر ربما يمكن حلها اذا ما حصلنا على خصائص للوثيقة مثل نوع الوثيقة, السنة, الفترة, المؤلف ... الخ. بعد ذلك يمكن تخزين هذه الخصائص خارج تركيبة الوثيقة وبعيدة عن تسمية الملف بالتأكيد. ايضا نريد حلا يمكننا من تتبع الاصدارات المختلفة بشكل الي.
كذلك نتحاج حلا لتنبيه المستخدم حول التغيرات التي تحدث على وثيقة او مجلد معين, وحيث ان كل مستخدم هو الاعلم بما يهمه, يتحتم على اي حل لإدارة الوثائق ان يمكن المستخدم من تحديد ما يرغب لتنبيهه حوله.
كذلك من الميزات المطلوبة في اي حل لإدارة الوثائق تمكين المستخدم من التعديل على وثيقة موجودة اصلا ومخزنه في مكان مشترك, تمكينه من التعديل عليها دون التأثير على اخر اصدار تم نشره واتاحته للجميع. هذه الميزة تتطلب اقفال الملف عند التعديل لعدم تمكين الاخرين من التعديل عليه في نفس الوقت الذي يقوم المستخدم الاول بإضافة بعض التغيرات.
الشيربيونت SharePoint كحل متكامل يقوم بكل ما تقدم واكثر, ولتلخيص ميزات الشيربيونت في ادارة الوثائق اليكم القائمة التالية:
1- يقوم الشيربيونت بتنظيم وترتيب وتجميع الوثائق اعتمادا على خصائص الوثيقة.
2- يوفر شجرة ارشيفية يمكن لأي مستخدم تعديلها دون التأثير على ما يراه المستخدم الاخر, بمعنى توفير العديد من الهيكليات لكل مستخدم وحسب رغبته.
3- وصف الملف بإستخدام خصائص قابلة للتخصيص دون الاعتماد على اسم الملف كواصف اساسي.
4- تمكين المؤسسة من فرض نمط معين لتسمية الملفات.
5- تأريخ اصدارات يتم انشاءه بشكل الي لتمكين المستخدم من تتيع الاصدارات والتغيرات على الوثيقة.
6- توفير طريقة والية لتنبيه المستخدم حول تغييرات حدثت على وثيقة تهمه او مجلد او مكتبة وثائق.
7- توفير الية لمنع التعديل على وثيقة معينة طالما هي ممسوكة لمستخدم اخر يرغب بتعديلها.
8- توفير طريقة للتعاون على انتاج وثيقة معينة بين العديد من المستخدمين حيث تنتقل من واحد الى الاخر بحيث يتم نشرها بعد الانتهاء من التعديلات اللازمة. كل ذلك بواسطة انشاء مساحة عمل على مستوى وثيقة.
9- التكامل مع انظمة ميكروسوفت اوفيس بكل سهولة ويسر.
كل ذلك واكثر ستجده في الشيربيونت, وانا شخصيا اعتبر الشيربيونت هو انقلاب في نمط ادارتنا للوثائق, وليس عليك الا التجربة لتستطيع تذوق حلاوة هذا المنتج الرائع من ميكروسوفت.
المراجع:
Beginning SharePoint 2007 Administration: Windows SharePoint Services 3.0 and Microsoft Office SharePoint Server 2007
بإختصار يمكن للمؤسسة ضمن خطة معينة اعادة هيكلة الشجرة الارشيفية حيث يكون العملاء هم بالمستوى الاعلى وبقية الامور بالمستوى الادنى لكي يسهل تصفح ما يختص بعميل محدد, لكن النتيجة النهائية هي شجرة ارشيفية ثابتة لا يمكن اعادة هيكلتها الا بجهد جهيد وسيتذمر المستخدم حتما من هذه التغيرات.
الان لنناقش مسألة اخرى, تسمية الملفات, ماذا عن اسم الملف Budget_Q3_2006_V1.xsl هل هو اسم جيد حقا؟ نعم يعتبر الاسم معبر عن محتوى الوثيقة حيث يسهل استنتاج ان الوثيقة هي ميزانية وتغطي الربع الثالث من سنة 2006 واصدارها هو الاصدار الاول. المشكلة هنا هي عدم قدرة المؤسسة على فرض هذا النمط على جميع المستخدمين حيث من المحتمل ان يقوم مستخدم اخر بإطلاق اسم اخر على الاصدار الثاني للوثيقة بالشكل التالي Q3_2006_Budget_2.xslهنا يسهل معرفة ان الوثيقة هي الاصدار الثاني من الوثيقة الاولى, لكن في حالة انشاء اصدار جديد بالاسم Q3_7_3_BG.xsl عندها ستتعقد الامور بالتأكيد. واذا افترضنا ان الثلاث وثائق السلافة الذكر قد تم تخزين كل منها في مكان, عندها ستعم موجة جديدة من الفوضى.
المشكلة هي انك لا تستطيع وصف الوثيقة الا عن طريق اسمها!! ويمكنك بالتأكيد انشاء مجلد وتسميته Budget وتخزين الوثيقة Q3-2007-v1.xsl داخله, لكن تخيل انك قمت بنسخ هذا الملف الى مكان اخر, كيف لك ان تعلم ما هي هذه الوثيقة ؟!
مشكلة اخرى هي تتبع التغيرات على وثيقة معينة, على سبيل المثال, عندما يتم تعديل وثيقة ما بواسطة مستخدم معين أنت تعتمد عليها بعملك بشكل رئيسي, كيف لك ان تعلم ان احدهم قد عدل عليها. وضعية اخرى, لو فرضنا ان احدهم قد ارسل عرض طلب لعميل معين, كيف ستعلم انت ذلك؟
كما ترى فإن هنالك العديد من المشاكل والمحددات والمعيقات تظهر مع استخدام النمط التقليدي لإدارة الوثائق, لحسن الحظ فإن الحل موجود وسيتم الحديث عن مقدمة عنه في الاسطر القليلة المقبلة.
ماذا الذي نحتاجه حقا: SharePoint
نحتاج لطريقة جديدة تماما لإدارة وتنظيم الوثائق بدون المجلدات, حيث نحتاج لطريقة سهلة التغيير والتعديل او حتى يتم تعديلها حسب كل مستخدم ومن وجهة نظره وعمله. على سبيل المثال, مدير المشاريع يحتاج فقط لرؤية وثائق المشاريع بطريقة معينة, بينما يحتاج بقية اعضاء الفريق لرؤية وثائق المشروع بطريقة مغايرة تماما!! وربما نحتاج حقا لإخفاء جميع وثائق المشاريع عن جميع المستخدمين واظهار الوثائق التي يعمل عليها فقط دون التأثير على الية الامان المتبعة!!
جميع المشاكل والمعيقات السالفة الذكر ربما يمكن حلها اذا ما حصلنا على خصائص للوثيقة مثل نوع الوثيقة, السنة, الفترة, المؤلف ... الخ. بعد ذلك يمكن تخزين هذه الخصائص خارج تركيبة الوثيقة وبعيدة عن تسمية الملف بالتأكيد. ايضا نريد حلا يمكننا من تتبع الاصدارات المختلفة بشكل الي.
كذلك نتحاج حلا لتنبيه المستخدم حول التغيرات التي تحدث على وثيقة او مجلد معين, وحيث ان كل مستخدم هو الاعلم بما يهمه, يتحتم على اي حل لإدارة الوثائق ان يمكن المستخدم من تحديد ما يرغب لتنبيهه حوله.
كذلك من الميزات المطلوبة في اي حل لإدارة الوثائق تمكين المستخدم من التعديل على وثيقة موجودة اصلا ومخزنه في مكان مشترك, تمكينه من التعديل عليها دون التأثير على اخر اصدار تم نشره واتاحته للجميع. هذه الميزة تتطلب اقفال الملف عند التعديل لعدم تمكين الاخرين من التعديل عليه في نفس الوقت الذي يقوم المستخدم الاول بإضافة بعض التغيرات.
الشيربيونت SharePoint كحل متكامل يقوم بكل ما تقدم واكثر, ولتلخيص ميزات الشيربيونت في ادارة الوثائق اليكم القائمة التالية:
1- يقوم الشيربيونت بتنظيم وترتيب وتجميع الوثائق اعتمادا على خصائص الوثيقة.
2- يوفر شجرة ارشيفية يمكن لأي مستخدم تعديلها دون التأثير على ما يراه المستخدم الاخر, بمعنى توفير العديد من الهيكليات لكل مستخدم وحسب رغبته.
3- وصف الملف بإستخدام خصائص قابلة للتخصيص دون الاعتماد على اسم الملف كواصف اساسي.
4- تمكين المؤسسة من فرض نمط معين لتسمية الملفات.
5- تأريخ اصدارات يتم انشاءه بشكل الي لتمكين المستخدم من تتيع الاصدارات والتغيرات على الوثيقة.
6- توفير طريقة والية لتنبيه المستخدم حول تغييرات حدثت على وثيقة تهمه او مجلد او مكتبة وثائق.
7- توفير الية لمنع التعديل على وثيقة معينة طالما هي ممسوكة لمستخدم اخر يرغب بتعديلها.
8- توفير طريقة للتعاون على انتاج وثيقة معينة بين العديد من المستخدمين حيث تنتقل من واحد الى الاخر بحيث يتم نشرها بعد الانتهاء من التعديلات اللازمة. كل ذلك بواسطة انشاء مساحة عمل على مستوى وثيقة.
9- التكامل مع انظمة ميكروسوفت اوفيس بكل سهولة ويسر.
كل ذلك واكثر ستجده في الشيربيونت, وانا شخصيا اعتبر الشيربيونت هو انقلاب في نمط ادارتنا للوثائق, وليس عليك الا التجربة لتستطيع تذوق حلاوة هذا المنتج الرائع من ميكروسوفت.
المراجع:
Beginning SharePoint 2007 Administration: Windows SharePoint Services 3.0 and Microsoft Office SharePoint Server 2007
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق