مدراء المشاريع هم أكثر الناس معرفة أن إدارة مشروع وإبقاءه مرتبا ومنظما وضمن الخطة هي مسؤولية عظيمة. ولا يقتصر الموضوع على عملية التأكد من اكتمال المهام بالوقت المحدد, بل كذلك يجب توثيق جميع عمليات التقدم بالعمل تحسبا لأي طارئ أو خطأ بالمستقبل. وعلى أي حال سواء كان المشروع مدار بالطرق التقليدية, أو بواسطة الملفات الالكترونية والسجلات الآلية, فمدير المشاريع بحاجة لفهم ما إدارة المشاريع بشكلها النظري.
في الأيام الخوالي كان على الأشخاص إبقاء جميع الأمور منظمة وذلك بالعمل اليدوي, حيث كانوا يستخدمون الدفاتر, والتقاويم والملفات الورقية وذلك للتخطيط والتنفيذ للمشروع بالإضافة لتوثيق جميع مراحل المشروع. هذا يعني أنهم بحاجة لإنشاء كم هائل من العمل الورقي ومن ثم إيجاد مكان لحفظ جميع هذه الوثائق. ونود الإشارة هنا إلى بعض الإجراءات والسياسات التي تعقد هذه الأمور ومن هذه الإجراءات الاحتفاظ مثلا بالسجلات لعدة سنوات, وهذا بحد ذاته تحدي أن يتم اعتماد نظام معين لتنظيم هذه السجلات.
في هذه الأيام, مدراء المشاريع يمكنهم الاستفادة من الأدوات والبرمجيات المتاحة لهم للتقليل من كمية العمل الورقي والمساحة المستخدمة. منذ عهد قريب قامت بعض الشركات بتحويل أعمال إدارة المشاريع إلى الانترنت, حيث أصبحوا يستخدمون أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت للبقاء مرتبين ومنظمين ولضمان إبقاء جميع العاملين على هذا المشروع مبلغين بأخر الأحداث والمهام المطلوبة منهم.
أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت تمتلك العديد من الميزات الأساسية مقارنة مع أنظمة إدارة المشاريع التقليدية. ومن الأمور التي تميز هذه عن تلك, إمكانية معرفة حالة المشروع وما حوله من معلومات لأي شخص موثوق ويملك اتصال بشبكة الانترنت, حيث أن النظام يقوم بتجميع جميع المعلومات في مكان يمكن للجميع الوصول له بأسهل الطرق. وحيث أن العديد من الشركات تملك فروعا حول العالم, عندها فقط ستتضح الفائدة المرجوة من النقطة المشار لها أخيرا.
ميزات أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت الأساسية:
الهدف من أي نظام لإدارة المشاريع من خلال الانترنت هو لتنظيم وتبسيط المشاريع منذ بدايتها وحتى إقفالها وانتهائها. ونذكر هنا بعض الميزات الأساسية التي لا بد أن يملكها أي نظام إدارة مشاريع من خلال الإنترنت:
1- الميزات التنظيمية وإدارة الوثائق: حيث تقوم هذه الأنظمة بتتبع وتنظيم جميع مجلدات المشروع, حيث انه في الوضع الطبيعي يتطلب من بعض الموظفين إنشاء مجلد لكل مشروع ومجلدات فرعية لكل مرحلة من مراحل المشروع, لكن مع هذه الأنظمة يكون الهدف هو إقحام الموظف بعمليات التنظيم حيث تتم آليا بل إيجاد أي جزء من المعلومات داخل مشروع معين بغض النظر عن مدى تعقيد هذا المشروع. بالإضافة إلى ذلك فإن إدارة الوثائق في هذه الأنظمة ستقوم بتتبع جميع التعديلات التي جرت على هذه الوثائق بالإضافة لتمييز من هو المسئول عن التعديل.
2- الجداول الزمنية: هذه الميزة تعتبر أساسية لمعظم الأنظمة, سواء كانت هذه الجداول عبارة عن تقويم مع قائمة مهام أو كانت عبارة عن رسائل بريد الكتروني ترسل حسب الجدول الزمني لكل أعضاء المشروع لإعلامهم بأخر الأحداث وحالة المهام, فإن كلا الطريقتين تجعلنا نقيم ميزة الجداول الزمنية على أساس أنها شيء لا يمكن للمشروع الاستغناء عنه. العديد من الأنظمة توفر ميزات تساعد مدير المشروع على تتبع "من فعل ماذا" بالإضافة إلى معرفة حالة تقدم المشروع الكلية.
3- تتبع الوقت: وهذه الميزة أيضا مهمة للعديد من الشركات, حيث توفر هذه الميزة آلية لتتبع كم من الوقت أمضى مستخدم معين على كل جزء من أجزاء المشروع. كذلك العديد من الشركات تقوم بإصدار الفواتير للعملاء بناء على كمية الساعات التي قضيت على مشروع معين. شركات أخرى يمكنها استخدام هذه الميزة للدفع للموظفين حسب الساعات التي عملوها. لذلك هذه الميزة تسمح للشركة بمعرفة كم ساعة عملها كل موظف ضمن كل مرحلة من مراحل المشروع.
4- التوثيق: هذه الميزة تعمل على حفظ جميع التفاصيل التاريخية للمشروع, والتي بطبيعة الحال يمكن أن تحمي الشركة من المسؤوليات لاحقا. يمكن أن نضرب مثلا هنا, عميل طلب من إحدى الشركات بناء منزل, حيث قام العميل مبكرا بإجراء تغيير على التصميم, وتم قبول هذا التغيير وبدء تنفيذ المشروع. لاحقا, عندما انتهى بناء المنزل وانتهى المشروع, قام العميل برفض التعديلات التي جرت على التصميم, ولم تكن مقنعة له. الآن وفي مثل هذه الحالات سيكون لميزة التوثيق الأثر الأكبر الذي يمكن من خلالها إثبات أن التغيير كان بناء على طلب من العميل نفسه.
5- تتبع ومعالجة المسائل: هذه الميزة تتيح للمستخدمين تسجيل جميع المسائل التي تواجههم خلال المشروع وتحتاج إلى حل. ضمن هذه الجداول يوجد آلية لإرسال الرسائل الالكترونية للأطراف المناسبة لتسريع حل هذه المسألة قدر الإمكان. وفور الوصول للحل المناسب يمكن للنظام تحويل حالة المسائل إلى "تم حلها" وإبلاغ الأطراف المعنية بهذا الحل, ومن ثم تصبح هذه المسائلة جزء من آلية التوثيق المذكورة سابقا.
6- نظام الاتصالات: نظام الاتصالات ضمن البرنامج يمكن أن يتكون من منتديات, أو محادثات فورية, أو حتى غرف محادثة.
ملاحظة: يمكن أن تحتوي جميع أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت على هذه الميزات وأكثر, لكن لا يوجد نظامان يتشابهان تماما. فهنالك أنظمة تحقق فائدة اكبر للمؤسسات الإنشائية مثلا, وبعضها يحقق فائدة للمؤسسات البحثية مثلا.
مناهج أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت:
إحدى المنهاج المتبعة لبناء مثل هذه الأنظمة هو منهج بنية "الخادم\العميل" وذلك باستخدام الشبكة الداخلية الانترانت. الشبكة الداخلية المسماة بالانترانت, تختلف عن شبكة الانترنت بأنها شبكة خاصة مملوكة لطرف معين, بينما شبكة الانترنت تعتبر شبكة عالمية من أنظمة الكمبيوتر والتي تعمل مع بعضها البعض. الانترانت والانترنت تستخدم نفس البروتوكولات, والتي هي عبارة عن مجموعة من القواعد والإجراءات لإرسال واستقبال المعلومات. وبذلك فإن الانترانت تعمل تماما وكأنها انترنت مصغرة. طبعا يمكن وصل جميع أجهزة الشركة ضمن شبكة الانترانت بدون استثناء, لكن بالنسبة للأجهزة خارج الشركة فسيكون العدد محدود جدا.
في المنهج الخاص بالشبكات الداخلية, فإن هذه الشبكات يمكن أن تعمل على تشغيل أنظمة معينة, ويعين على الموظفين الدخول إلى هذه الأنظمة من خلال الشبكة الداخلية من خلال أجهزة طرفية تسمى "العميل". بعض هذه الأنظمة تتطلب تخزين أو تعريف جزء من التطبيق على كل جهاز من أجهزة "العميل", بينما أنظمة أخرى تقوم بتخزين جميع ما يتعلق بالتطبيق ضمن جهاز "الخادم" الرئيسي فقط.
واحدة من حسنات هذا المنهج هو أن جميع المعلومات لدى هذه الشركة تعمل ضمن الأنظمة الداخلية وهذا ما يجعها أكثر أمانا وذلك لصعوبة اختراق هذه الشبكات الداخلية أو لنقل أنها أكثر صعوبة من اختراق شبكات الانترنت. ميزة أخرى لهذا النهج, هي عمليات التخصيص, حيث يمكن تعديل أو تحوير بعض الميزات للتناسب أكثر مع طلبات العميل.
منهج "الخادم\العميل" عادة يعمل بشكل رائع مع الشركات التي تركز بشكل أساسي على المشاريع الداخلية, ولكن إذا ما احتاجت هذه الشركات لبعض التفاعل مع إطراف أو مؤسسات خارجية, فإن هذا المنهج لن يعمل بالشكل المطلوب, حيث يمكن أن تواجهه هذه الشركات مشكلة عدم توافق الأنظمة المستخدمة لدى الطرفين الداخلي والخارجي.
المنهج البديل ل "الخادم\العميل" هو منهج أنظمة إدارة المشاريع عبر خدمات الويب "الانترنت". في هذا المنهج يقوم مقدم خدمة إدارة المشاريع باستضافة التطبيق لتصبح سلسلة من خدمات الويب عبر الانترنت. ومن هنا يستطيع العميل تسجيل الدخول لهذه الأنظمة عن بعد وذلك باستخدام أي جهاز متصل بشبكة الانترنت. بالطبع هذا يعطي لأي شركة المرونة حيث يستطيع تسجيل الدخول من مكتبه بالشركة أو من المنزل أو من أي مكان أخر متصل بالانترنت. كذلك هذا المنهج يجعل من السهل التفاعل مع الآخرين سواء كانوا أفرادا أو مؤسسات متعاونة. أخيرا ومن منطق أن جميع البيانات الخاصة بهذه الأنظمة يتم تخزينها لدى مقدم الخدمة, فإن الشركة غير مضطرة لفتح شبكتها الداخلية للأفراد خارجها.
لكن من الجهة الأخرى فإن فكرة الوثوق بمقدم الخدمة للاحتفاظ بالبيانات والمعلومات الحساسة والهامة تجعل بعض الأشخاص في قمة توترهم, حيث أن أمان شبكة الانترنت هو أمر يقلق الجميع. ومن هنا فإن على مقدم الخدمة إثبات أن شبكته أمنة تماما و وموثوقة, وغير ذلك فإن لا احد سيرغب باستخدام خدماته أساسا. نذكر هنا أيضا أن معظم الخدمات المقدمة عب الانترنت تستخدم صيغ متعددة من التشفير وحماية كلمات السر وذلك لتقليل مخاطر الأمن المحتملة.
أصبحت الآن أنظمة إدارة المشاريع عبر الانترنت أنظمة بارزة في السوق وذلك لازدياد أعداد الشركات التي أصبحت تعتمد هذه الخدمات وتحاول التقليل من خدماتها الداخلية قدر الإمكان. ويجدر الإشارة هنا أن هذه الأنظمة ستكون مفيدة جدا فقط في حالة رغبة العميل باستخدام هذه الأنظمة لتتبع مراحل عمل المشروع والتفاعل ببعض الجزئيات. و من جهة أخرى لا يجب اعتبار هذه الأنظمة الحل السحري لأي مشكلة.
مثال هام: نذكر هنا مثال على هذه الأنظمة وهو النظام العربي الوحيد تقريبا الذي ينافس الأنظمة العالمية في هذا المجال, ألا وهو نظام “PTrack” والذي قامت مؤسسة تكنولوجيا الإدارة للحاسب الآلي بتطويره وذلك تحت إدارة وإشراف كاتب هذه المقالة المهندس سامر نزال. سيتم تخصيص مقالات قادمة للتحدث أكثر عن نظام "PTrack" والذي يقوم بإدارة ومراقبة البرامج والمشاريع. ويجدر الاشارة هنا ان نظام "PTrack" يتكامل مع نظام الشيربوينت ليقدم خدمات تفاعلية وخدمات ادارة الوثائق وادارة الانترانت الداخلية بكل سهولة ويسر.
في الأيام الخوالي كان على الأشخاص إبقاء جميع الأمور منظمة وذلك بالعمل اليدوي, حيث كانوا يستخدمون الدفاتر, والتقاويم والملفات الورقية وذلك للتخطيط والتنفيذ للمشروع بالإضافة لتوثيق جميع مراحل المشروع. هذا يعني أنهم بحاجة لإنشاء كم هائل من العمل الورقي ومن ثم إيجاد مكان لحفظ جميع هذه الوثائق. ونود الإشارة هنا إلى بعض الإجراءات والسياسات التي تعقد هذه الأمور ومن هذه الإجراءات الاحتفاظ مثلا بالسجلات لعدة سنوات, وهذا بحد ذاته تحدي أن يتم اعتماد نظام معين لتنظيم هذه السجلات.
في هذه الأيام, مدراء المشاريع يمكنهم الاستفادة من الأدوات والبرمجيات المتاحة لهم للتقليل من كمية العمل الورقي والمساحة المستخدمة. منذ عهد قريب قامت بعض الشركات بتحويل أعمال إدارة المشاريع إلى الانترنت, حيث أصبحوا يستخدمون أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت للبقاء مرتبين ومنظمين ولضمان إبقاء جميع العاملين على هذا المشروع مبلغين بأخر الأحداث والمهام المطلوبة منهم.
أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت تمتلك العديد من الميزات الأساسية مقارنة مع أنظمة إدارة المشاريع التقليدية. ومن الأمور التي تميز هذه عن تلك, إمكانية معرفة حالة المشروع وما حوله من معلومات لأي شخص موثوق ويملك اتصال بشبكة الانترنت, حيث أن النظام يقوم بتجميع جميع المعلومات في مكان يمكن للجميع الوصول له بأسهل الطرق. وحيث أن العديد من الشركات تملك فروعا حول العالم, عندها فقط ستتضح الفائدة المرجوة من النقطة المشار لها أخيرا.
الهدف من أي نظام لإدارة المشاريع من خلال الانترنت هو لتنظيم وتبسيط المشاريع منذ بدايتها وحتى إقفالها وانتهائها. ونذكر هنا بعض الميزات الأساسية التي لا بد أن يملكها أي نظام إدارة مشاريع من خلال الإنترنت:
1- الميزات التنظيمية وإدارة الوثائق: حيث تقوم هذه الأنظمة بتتبع وتنظيم جميع مجلدات المشروع, حيث انه في الوضع الطبيعي يتطلب من بعض الموظفين إنشاء مجلد لكل مشروع ومجلدات فرعية لكل مرحلة من مراحل المشروع, لكن مع هذه الأنظمة يكون الهدف هو إقحام الموظف بعمليات التنظيم حيث تتم آليا بل إيجاد أي جزء من المعلومات داخل مشروع معين بغض النظر عن مدى تعقيد هذا المشروع. بالإضافة إلى ذلك فإن إدارة الوثائق في هذه الأنظمة ستقوم بتتبع جميع التعديلات التي جرت على هذه الوثائق بالإضافة لتمييز من هو المسئول عن التعديل.
2- الجداول الزمنية: هذه الميزة تعتبر أساسية لمعظم الأنظمة, سواء كانت هذه الجداول عبارة عن تقويم مع قائمة مهام أو كانت عبارة عن رسائل بريد الكتروني ترسل حسب الجدول الزمني لكل أعضاء المشروع لإعلامهم بأخر الأحداث وحالة المهام, فإن كلا الطريقتين تجعلنا نقيم ميزة الجداول الزمنية على أساس أنها شيء لا يمكن للمشروع الاستغناء عنه. العديد من الأنظمة توفر ميزات تساعد مدير المشروع على تتبع "من فعل ماذا" بالإضافة إلى معرفة حالة تقدم المشروع الكلية.
3- تتبع الوقت: وهذه الميزة أيضا مهمة للعديد من الشركات, حيث توفر هذه الميزة آلية لتتبع كم من الوقت أمضى مستخدم معين على كل جزء من أجزاء المشروع. كذلك العديد من الشركات تقوم بإصدار الفواتير للعملاء بناء على كمية الساعات التي قضيت على مشروع معين. شركات أخرى يمكنها استخدام هذه الميزة للدفع للموظفين حسب الساعات التي عملوها. لذلك هذه الميزة تسمح للشركة بمعرفة كم ساعة عملها كل موظف ضمن كل مرحلة من مراحل المشروع.
4- التوثيق: هذه الميزة تعمل على حفظ جميع التفاصيل التاريخية للمشروع, والتي بطبيعة الحال يمكن أن تحمي الشركة من المسؤوليات لاحقا. يمكن أن نضرب مثلا هنا, عميل طلب من إحدى الشركات بناء منزل, حيث قام العميل مبكرا بإجراء تغيير على التصميم, وتم قبول هذا التغيير وبدء تنفيذ المشروع. لاحقا, عندما انتهى بناء المنزل وانتهى المشروع, قام العميل برفض التعديلات التي جرت على التصميم, ولم تكن مقنعة له. الآن وفي مثل هذه الحالات سيكون لميزة التوثيق الأثر الأكبر الذي يمكن من خلالها إثبات أن التغيير كان بناء على طلب من العميل نفسه.
5- تتبع ومعالجة المسائل: هذه الميزة تتيح للمستخدمين تسجيل جميع المسائل التي تواجههم خلال المشروع وتحتاج إلى حل. ضمن هذه الجداول يوجد آلية لإرسال الرسائل الالكترونية للأطراف المناسبة لتسريع حل هذه المسألة قدر الإمكان. وفور الوصول للحل المناسب يمكن للنظام تحويل حالة المسائل إلى "تم حلها" وإبلاغ الأطراف المعنية بهذا الحل, ومن ثم تصبح هذه المسائلة جزء من آلية التوثيق المذكورة سابقا.
6- نظام الاتصالات: نظام الاتصالات ضمن البرنامج يمكن أن يتكون من منتديات, أو محادثات فورية, أو حتى غرف محادثة.
ملاحظة: يمكن أن تحتوي جميع أنظمة إدارة المشاريع من خلال الانترنت على هذه الميزات وأكثر, لكن لا يوجد نظامان يتشابهان تماما. فهنالك أنظمة تحقق فائدة اكبر للمؤسسات الإنشائية مثلا, وبعضها يحقق فائدة للمؤسسات البحثية مثلا.
إحدى المنهاج المتبعة لبناء مثل هذه الأنظمة هو منهج بنية "الخادم\العميل" وذلك باستخدام الشبكة الداخلية الانترانت. الشبكة الداخلية المسماة بالانترانت, تختلف عن شبكة الانترنت بأنها شبكة خاصة مملوكة لطرف معين, بينما شبكة الانترنت تعتبر شبكة عالمية من أنظمة الكمبيوتر والتي تعمل مع بعضها البعض. الانترانت والانترنت تستخدم نفس البروتوكولات, والتي هي عبارة عن مجموعة من القواعد والإجراءات لإرسال واستقبال المعلومات. وبذلك فإن الانترانت تعمل تماما وكأنها انترنت مصغرة. طبعا يمكن وصل جميع أجهزة الشركة ضمن شبكة الانترانت بدون استثناء, لكن بالنسبة للأجهزة خارج الشركة فسيكون العدد محدود جدا.
في المنهج الخاص بالشبكات الداخلية, فإن هذه الشبكات يمكن أن تعمل على تشغيل أنظمة معينة, ويعين على الموظفين الدخول إلى هذه الأنظمة من خلال الشبكة الداخلية من خلال أجهزة طرفية تسمى "العميل". بعض هذه الأنظمة تتطلب تخزين أو تعريف جزء من التطبيق على كل جهاز من أجهزة "العميل", بينما أنظمة أخرى تقوم بتخزين جميع ما يتعلق بالتطبيق ضمن جهاز "الخادم" الرئيسي فقط.
واحدة من حسنات هذا المنهج هو أن جميع المعلومات لدى هذه الشركة تعمل ضمن الأنظمة الداخلية وهذا ما يجعها أكثر أمانا وذلك لصعوبة اختراق هذه الشبكات الداخلية أو لنقل أنها أكثر صعوبة من اختراق شبكات الانترنت. ميزة أخرى لهذا النهج, هي عمليات التخصيص, حيث يمكن تعديل أو تحوير بعض الميزات للتناسب أكثر مع طلبات العميل.
منهج "الخادم\العميل" عادة يعمل بشكل رائع مع الشركات التي تركز بشكل أساسي على المشاريع الداخلية, ولكن إذا ما احتاجت هذه الشركات لبعض التفاعل مع إطراف أو مؤسسات خارجية, فإن هذا المنهج لن يعمل بالشكل المطلوب, حيث يمكن أن تواجهه هذه الشركات مشكلة عدم توافق الأنظمة المستخدمة لدى الطرفين الداخلي والخارجي.
المنهج البديل ل "الخادم\العميل" هو منهج أنظمة إدارة المشاريع عبر خدمات الويب "الانترنت". في هذا المنهج يقوم مقدم خدمة إدارة المشاريع باستضافة التطبيق لتصبح سلسلة من خدمات الويب عبر الانترنت. ومن هنا يستطيع العميل تسجيل الدخول لهذه الأنظمة عن بعد وذلك باستخدام أي جهاز متصل بشبكة الانترنت. بالطبع هذا يعطي لأي شركة المرونة حيث يستطيع تسجيل الدخول من مكتبه بالشركة أو من المنزل أو من أي مكان أخر متصل بالانترنت. كذلك هذا المنهج يجعل من السهل التفاعل مع الآخرين سواء كانوا أفرادا أو مؤسسات متعاونة. أخيرا ومن منطق أن جميع البيانات الخاصة بهذه الأنظمة يتم تخزينها لدى مقدم الخدمة, فإن الشركة غير مضطرة لفتح شبكتها الداخلية للأفراد خارجها.
لكن من الجهة الأخرى فإن فكرة الوثوق بمقدم الخدمة للاحتفاظ بالبيانات والمعلومات الحساسة والهامة تجعل بعض الأشخاص في قمة توترهم, حيث أن أمان شبكة الانترنت هو أمر يقلق الجميع. ومن هنا فإن على مقدم الخدمة إثبات أن شبكته أمنة تماما و وموثوقة, وغير ذلك فإن لا احد سيرغب باستخدام خدماته أساسا. نذكر هنا أيضا أن معظم الخدمات المقدمة عب الانترنت تستخدم صيغ متعددة من التشفير وحماية كلمات السر وذلك لتقليل مخاطر الأمن المحتملة.
أصبحت الآن أنظمة إدارة المشاريع عبر الانترنت أنظمة بارزة في السوق وذلك لازدياد أعداد الشركات التي أصبحت تعتمد هذه الخدمات وتحاول التقليل من خدماتها الداخلية قدر الإمكان. ويجدر الإشارة هنا أن هذه الأنظمة ستكون مفيدة جدا فقط في حالة رغبة العميل باستخدام هذه الأنظمة لتتبع مراحل عمل المشروع والتفاعل ببعض الجزئيات. و من جهة أخرى لا يجب اعتبار هذه الأنظمة الحل السحري لأي مشكلة.
مثال هام: نذكر هنا مثال على هذه الأنظمة وهو النظام العربي الوحيد تقريبا الذي ينافس الأنظمة العالمية في هذا المجال, ألا وهو نظام “PTrack” والذي قامت مؤسسة تكنولوجيا الإدارة للحاسب الآلي بتطويره وذلك تحت إدارة وإشراف كاتب هذه المقالة المهندس سامر نزال. سيتم تخصيص مقالات قادمة للتحدث أكثر عن نظام "PTrack" والذي يقوم بإدارة ومراقبة البرامج والمشاريع. ويجدر الاشارة هنا ان نظام "PTrack" يتكامل مع نظام الشيربوينت ليقدم خدمات تفاعلية وخدمات ادارة الوثائق وادارة الانترانت الداخلية بكل سهولة ويسر.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق