SharePoint 2010 & ECM الشيربوينت 2010 وميزات إدارة محتويات المؤسسة

مقدمة: كما نعلم فإن الإصدار الجديد من الشيربوينت 2010 على الأبواب, ونحن ننتظر هذا الإصدار بفارغ الصبر, طبعا نحن المختصين ب الشيربوينت تحديدا, وأنا هنا في هذه المقالة سأتحدث عن جزئية مهمة في الشيربوينت بشكل عام وسيتم إلقاء الضوء بالتفصيل حول هذه الجزئية في الإصدار 2010, والحديث سيدور حول الميزات الجديدة عما يسمى ب ECM أو Enterprise Content Management أو يمكن تعريبها لتصبح إدارة محتويات المؤسسات.

الشيربوينت وبكل إصداراته ابتدءا من 2001 مرورا ب 2003 و 2007 وانتهاء ب 2010 يمكن اعتباره نظام يشمل ميزات ECM ولكن بشكل متفاوت, حيث احتوى الإصدار 2007 على أهم بنود ECM والتي هي إدارة السجلات, إدارة الوثائق وإدارة سير العمل. لكن الإصدار 2007 ومع إمكانية اعتباره نظاما يحتوي على ميزات ECM لكن كان يفتقر إلى ميزات تعتبر هامة أيضا, وكان يحتاج لأدوات خارجية وفي معظم الأوقات يحتاج إلى تدخل جراحي برمجي.

في الإصدار 2010 من الشيربوينت سأقوم بسرد أهم 5 ميزات جديدة ضمن منظومة ECM والتي هي:

1- Enterprise Content Type أو أنواع محتويات المؤسسات: هذه الميزة كنا نحن مهندسو الشيربوينت 2007 تحديدا نعاني من عدم وجودها, وتتلخص فكرتها بوجود أنواع محتويات على مستوى المؤسسة بشكل عام أو بشكل أكثر دقة على مستوى اكثر من Site Collections أو مجموعات المواقع, مع هذه الميزة يمكن عمل مجموعة مواقع تكون مثلا مسئولة عن أنواع المحتويات, بحيث ان جميع مجموعات المواقع الأخرى بالمؤسسة تأخذ من مجموعة المواقع الخاصة بأنواع المحتويات, وبذلك لا داعي لإعادة إنشاء أنواع المحتويات كل مرة يتم فيها إنشاء مجموعة مواقع جديدة.

2- Document ID Service أو خدمة رقم الوثيقة المميز: هذه الخدمة تتيح للمؤسسة إعطاء رقم مميز لكل وثيقة يتم تحميلها لمكتبات الوثائق أو للشيربوينت بشكل عام, وبذلك يمكن الوصول لهذه الوثيقة متى ما استدعت الحاجة لذلك حتى لو تم نقل الوثيقة من مكان إلى أخر أو من موقع إلى أخر, وبذلك سيصبح رقم الوثيقة المميز هو بمثابة رقم الهوية المرافق للبيانات الوصفية للوثيقة في أي وقت وأي مكان.

3- Managed Metadata أو البيانات الوصفية المدارة: الان ومع هذه الميزة يمكن إضافة حقل جديد ضمن أنواع المحتويات حيث أن نوع هذا الحقل هو بيانات وصفية مدارة أو Managed Metadata. يوجد مكان يسمى مخزن المصطلحات, هذا المخزن يمكننا من بناء مصطلحات وصفية يمكن أن نسميه فهرس رؤوس الموضوعات, أهم ما في هذا الفهرس هو إمكانية ربط هذه المصطلحات بشكل هرمي, حيث يمكن مثلا إنشاء مصطلح اسمه علوم الكمبيوتر, ويمكن إنشاء مصلحات مرتبطة مثل البرمجة, الشبكات, قواعد البيانات, وذلك بشكل هرمي, هذه ميزة رائعة جدا وستمكن أي مؤسسة من ترتيب وثائقها وأرشيفها وتصنيفه حسب رؤوس الموضوعات الأكثر تمثيلا لنوع عمل هذه المؤسسة.

كذلك يمكن ألان لمدخل البيانات أن يكتب بداية المصطلح المراد وسيقوم هذا الحقل بإيجاد اقرب المصطلحات المناسبة.

كذلك ومن المهم أن نذكر أن هذا الحقل سيتم أخذه بعين الاعتبار ضمن محرك البحث العام, حيث أن نتائج البحث عن علوم الكمبيوتر ستحتوي أيضا الوثائق التابعة لعلوم البرمجة المرتبطة, لكن عن كيفية استعراض نتائج البحث يجب علينا الانتظار قليلا ليتم الفحص ومن ثم إعطاء معلومات دقيقة.

4- In Place Record Management أو إدارة السجلات في الموقع: طبعا إدارة السجلات ليست مبدأ جديد خصوصا انه قد تم طرح المبدأ في الشيربوينت 2007 لكن في الإصدار 2007 كان موضوع إدارة السجلات حسب رؤية ميكروسوفت غير قابلة للتطبيق, حيث كان من الضروري تحويل جميع الوثائق إلى موقع أو بوابة مركزية لإدارة السجلات ومن هنالك يتم التحكم بهذه السجلات من ناحية تصنيفها أو إمساكها .. الخ.

ألان في الإصدار 2010 تم تعديل الفكرة قليلا, حيث يمكن ألان تفعيل ميزة إدارة السجلات في الموقع, وبذلك سيظهر لنا أمر جديد وهو "تعريف الوثيقة كسجل", عند الضغط على هذا الأمر سيتم تعريف الوثيقة لتصبح سجلا ينطبق عليها ما ينطبق على السجلات الأرشيفية وبالتأكيد ستصبح الوثيقة للقراءة فقط.

كذلك يمكن بالطبع تطبيق أمر الإمساك على السجل بحيث لا يمكن التعامل معه إلا بعد فك حركة الإمساك عنه, وبالطبع ما زال بالإمكان إرسال الوثيقة إلى بوابة إدارة السجلات المركزية أيضا كما كان في الإصدار 2007.

هذا الميزة بشكل عام ستمكن المؤسسات من تفعيل والتعامل مع مبدأ إدارة السجلات بشكل أكثر واقعية.

5- Document sets أو مجموعات الوثائق: لطالما خطر بالبال وجود ميزة تمكننا من ربط عدة وثائق بوثيقة أم, بحيث يمكن التعامل مع الوثيقة الأم كوثيقة منطقية لها بياناتها الوصفية ويمكن التعامل معها بالأساس سواء في محركات سير العمل أو في البحث, وعند الوصول لهذه الوثيقة الأم أو مجموعة الوثائق المترابطة, يمكن استعراض ما تحتويه هذه المجموعة ضمن صفحة خاصة, وهذا بالطبع لا يمنع أن تكون كل وثيقة محتواه لها بياناتها الوصفية الخاصة.

هذه الميزة يمكن تفعيلها بواسطة استخدام نوع محتوى خاص بهذا الأمر, وبالأخر ستظهر الوثائق المحتواة وكأنها في مجلد من نوع خاص, لكن بالطبع كلنا نعلم أن الشيربوينت يحتوي أساسا على مبدأ المجلدات, لكن الفكرة هنا تختلف حيث أن مجموعة الوثائق أو document sets هي مجموعة افتراضية يمكن التعامل معها كوثيقة من ناحية البيانات الوصفية أو الأوامر الأخرى المتعلقة بالوثيقة.