ملاحظة: تم كتابة هذه المقالة اعتمادا على وثيقة من ميكروسوفت حول افضل الممارسات في ما يتعلق بإعتماد وتبني الشيربيونت 2010.
تحديات تبني واعتماد الشيربيونت
اتعبنا كثرة الكلام عن الشيربوينت, ما هو بالضبط الشيربوينت؟
انشئ البوابة الرقمية وبعدها لكل حادث حديث !!!
العناصر الاساسية لخطة الاعتماد والتبني
الكاتب: م. سامر نزال
تحديات تبني واعتماد الشيربيونت
عملية تبني او اعتماد نظام معين من قبل المستخدمين ليس بالامر السهل حتى بوجود خطة محكمة او مجموعة كاملة من المحتويات الموثوقة والقابلة للاستخدام والمتعلقة بمجال العمل. بنهاية المطاف لا يمكن تفعيل البوابة الرقمية مع ميزاتها المختلفة مثل التعاون والشبكات الاجتماعية وتتوقع بكل بساطة ان يتم التعامل مع هذه التقنيات بكل صدر رحب. لذلك سنتحدث في هذه المقالة عن ضرورة وجود خطة لإعتماد وتبني الشيربوينت من قبل المستخدمين والتي يجب ان تكون خطة قادرة على ادخال هذه التقنيات الى عقل وقلب كل مستخدم ضمن المؤسسة الواحدة وذلك لضمان الحصول على حل ناجح.
اتعبنا كثرة الكلام عن الشيربوينت, ما هو بالضبط الشيربوينت؟
الشيربوينت 2010 هو منصة لمشاركة المعلومات والمعرفة بشكل عام وبيئة متكاملة لإدارة الوثائق وادارة سير العمل ومنصة لتطوير التطبيقات والحلول ضمن حقل المعلومات. يبدو التعريف السابق سهل لكن من اهم النقاط حول الشيربوينت بشكل عام انه يصعب وصفه للمستخدمين وذلك لأنه يحتوي على العديد من التطبيقات والمستخدمين والوظائف. الاشكالية حول الشيربوينت تكمن بأن المستخدم يمكنه تحقيق جزء من وظائفه بعدة طرق, حيث على سبيل المثال يوجد عدة خيارات للمستخدم لمشاركة وثيقة جديدة, احدى هذه الخيارات هي استخدام الشيربوينت مع وجود خيارات اخرى مثل ارفاقها كملحق ضمن رسالة بريد الكتروني او حفظها ضمن مجلد خاصة بالمشاركة. لذلك احدى الامور الهامة بما يتعلق بالشيربوينت هو التأكد من ان المستخدم لديه مسار ودليل واضح بما يتعلق بكيفية استخدام الشيربوينت حتى بأبسط المهام.
انشئ البوابة الرقمية وبعدها لكل حادث حديث !!!
عملية تصميم الشيربوينت يجب ان لا تكون بمعزل عن المستخدمين, حيث يجب مشاركتهم بعملية التحليل والتصميم بنسبة ما كي نتمكن من فهم التحديات التي تواجههم بما يتعلق بمشاركة المعلومات وهذا عامل اساسي لنجاح اي حل تقني. ولكن حتى مع ادخال المستخدمين بعمليات التحليل الاساسية فالحقيقة ان النظام الجديد بلا شك سيغير الطريقة التي اعتاد الموظفين عليها في عملهم وبالتأكيد التغيير يعتبر سيئ من وجهة نظر الموظف او المستخدم حتى لو كان هو بالفعل جيد. لذلك خطة الاعتماد يجب ان تأخد بعين الاعتبار كم هو صعب التغيير ضمن اطار عمل المؤسسة وتوفير اليات متعددة لتسهيل عملية الاعتماد والتبني. بكل بساطة يمكننا القول ان خطة الاعتماد والتبني هي خطة لإحداث التغيير وادارة هذه التغييرات.
لعل من اهم الاليات التي تساعد في عملية الاعتماد والتبني للشيربيونت ما يتعلق بتوفير الية للتواصل والاتصال بالاضافة للتدريب. بالاضافة كذلك لان الخطة يجب ان تأخذ بعين الاعتبار الية للانتقال من الحل القائم الى الحل الجديد مع معرفة كيف سيتم توفير الدعم الفني للمستخدمين اثناء فترة الانتقال وبعد ان يتم بناء الحل الجديد.
انشئ البوابة الرقمية وبعدها لكل حادث حديث !!! هذا عنوان هذه الفقرة وهو من اهم النقاط التي تؤدي لفشل البوابة, حيث لا يمكن الاعتماد على ان المستخدم هو من سيأتي ويستخدم هذه البوابة بكل صدر رحب, وبالتأكيد هذا ليس هو الواقع, لذلك خطة التبني والاعتماد قادرة على توفير التالي للمؤسسة المعنية بتطبيق الحل الجديد:
- تساعد المؤسسة على التفكير بالحل من وجهة نظر المستخدم
- توفر لك شيئ ما لتشاركه مع الغير
- وتعمل على تضمين المستخدمين ضمن خطط التطبيق
بشكل عام عندما تعلم المؤسسة انه مطلوب منها كتابة هذه الوثيقة المتضمنة للخطة فإنه بكل تأكيد سيحفزها للتفكير جديا ما هي تسعى فعليا لتنفيذه وعمله, وهذه نقطة في غاية الاهمية. في نهاية المطاف الحصول على هكذا وثيقة سيساعدنا على الحصول على وثيقة يمكن مراجعتها بواسطة اكثر من شخص او مستخدم او مستشار وبالتالي الحصول على افكار اكثر, وهذا يعني عدد اكبر من الاشخاص المشاركين, وبالمحصلة سيؤدي الى اعتماد وتبني اكبر من المستخدمين. بنهاية هذه الفقرة يمكننا تغيير عنوانا من "انشئ البوابة الرقمية وبعدها لكل حادث حديث" الى "اكتب وثيقة الاعتماد والتبني وبعدها لكل حادث حديث" J
العناصر الاساسية لخطة الاعتماد والتبني
يوجد عدة عناصر اساسية وخطوات متسلسلة يجب اخذها بعين الاعتبار عند كتابة وثيقة خطة الاعتماد والتبني:
- تأكد من القيام بتحديد دقيق للمكونات التقنية التي تساعد في عملية الاعتماد والتبني:
لضمان اعتمادية عالية للنظام يجب التأكد من احتواء المشروع على العناصر التي تسلط الضوء على الاعمال مثل التصميم الجديد للهيكل العام للمعلومات وتوفير شبكة اجتماعية, علاوة على التأكد من وجود العناصر التقنية الاخرى مثل تكوين الهاردوير والمكونات البرمجية الخاصة ومهام تكوين وبناء الشيربوينت. ومن هنا يوجد 4 عناصر اساسية ضمن هذا البند يجب اخذها بعين الاعتبار:
o الهيكل العام للمعلومات متضمنا طريقة تنظيم المحتوى والتصفح
o محرك متقدم للبحث حيث يتوقع المستخدم العثور على كل ما يحتاجه
o مخزن للمصطلحات والفهرس الموضوعي والذي يساعد بعملية البحث كتحصيل حاصل
o ملفات تعريف المستخدمين والذي يساعد على تكوين شبكة اجتماعية مثالية
- ابدء بحل صغير وانمو مع الثقافة الموجودة:
بالتأكيد سيكون من السهل ان يفقد المستخدم تركيزه تحت تأثر تسونامي الميزات المتوفرة والتطبيقات وادارة المحتوى حتى لو كانت هذه الميزات هي الميزات الاساسية ضمن الشيربيونت. لذلك من المهم البدء بحل صغير بحيث يتم ادراج ميزة او ميزتين او تشغيل حل اكبر لمجموعة مستخدمين محددة. بعد ذلك وبالتدريج يمكن ادراج المزيد من الميزات او يمكن توسيع الحلول الموجوده لمجموعة اكبر. هذا سيضطرنا للاخذ بالحسبان عملية تجزئة تثبيت الميزات والتطبيقات ضمن الحل العام. على سبيل المثال يمكن تقسيم عملية تثبيت الشيربوينت وما يتعلق به الى ثلاث مراحل بالشكل التالي:
o المرحلة 1: هيكل معلومات اساسي, تخصيص الشكل العام, شبكة انترانت داخلية واخيرا محرك للبحث
o المرحلة 2: مواقع المجموعات, ادارة الوثائق, والشبكة الاجتماعية
o المرحلة 3: النماذج الرقمية, سير العمل, الاعمال الذكية وادارة السجلات والارشيف.
- بناء خطة اتصال وتواصل:
من الاخطاء التي تقع بها المؤسسات عند تطبيق الشيربوينت تأجيل بناء خطة الاتصال والتواصل الى نهاية المشروع وبالتالي سيتم اهمال بعض اراء ومداخلات المجموعات الهامة مثل التسويق والعلاقات الداخلية. كذلك من الاخطاء الكبيرة اعتبار اي خطة للاتصال والتواصل منتهية بمجرد انتهاء المشروع. عند اعداد الخطة يجب التأكد من عملية تسويق ونشر افكار الحل لجميع المجموعات المستهدفة وبذلك سيكون من السهل على كل موظف فهم كيفية تأثير هذا المشروع على عمله. بشكل عام وعند البدء بالتفكير بإعداد هذه الخطة يجب التأكد من النقاط التالية:
o العمل مع فريق الاتصال والتواصل والعلاقات الداخلية
o استخدام وسائل الاتصال والتواصل المتاحة داخل المؤسسة
o محاولة جعل المدراء التنفيذيين على علم بالتفاصيل وتحفيزهم لتبني هذا الحل
o جعل المستخدم متحمس ومتفاعل مع الحل الجديد
o استخدام التقنيات الرقمية في نشر المعلومات والتواصل وتقليل استخدام الاوراق والبريد الالكتروني
o توفير تطبيقات مفيدة للموظفين في المرحلة الاولى من التطبيق
o استقبال الملاحظات من المستخدمين حول الحل الجديد
o توفير خطة تواصل مستمرة ما دام الحل مطبق بالفعل
بشكل عام وكعامل اساسي لإعداد خطة اتصال وتواصل ناجحة يجب تحديد الطريقة والرسالة والجماعة المستهدفة لكل عنصر من عناصر الحل الجديد. كذلك توفير نشاطات لكل مرحلة من المراحل يعتبر من الاساسيات لنجاح الخطة, مثل توفير عملية الاتصال والتواصل اثناء التصميم والتطوير والتثبيت وما بعد ذلك.
- تبني خطة ترحيل المحتويات:
عملية ترحيل البيانات والعمليات من النظام القديم الى نظام الشيربوينت 2010 يعتبر من الامور الحساسة والتي يمكن مقاومتها من بعض المستخدمين نظرا لعدم فهمه لطبيعة عمل الشيربوينت, وربما لانه اساسا يمتلك العديد من المعلومات والبيانات وبالتالي يخشى ضياعها او فقدان بعضها, وهذا بالتأكيد يحدث خصوصا مع المستخدمين الغير منظمين, على اي حال يوجد ثلاث طرق مختلفة لترحيل البيانات, كل طريقة تعتمد على معايير معينة على مستوى المؤسسة, هذه الطرق هي:
o تعشيب (تنظيف) البيانات ومن ثم ترحيلها, كلمة تعشيب تعتبر غريبة نوعا ما لكنها مصطلح مستخدم في انظمة ادارة المكتبات.
o عدم ترحيل اي بيانات والاكتفاء بفهرسة المحتويات القديمة ضمن الشيربوينت واعتماد البيئة الجديدة فقط للبيانات الجديدة.
o تعشيب البيانات الحديثة فقط وترحيلها.
o جميع ما ذكر بالاعلى, حيث يمكن ان تعتمد عملية الترحيل على قسم معين او نوع محتوى محدد او حتى على مستوى المستخدم.
- وجود خطة دعم فني للمستخدم:
يوجد العديد من نشاطات دعم المستخدم المعتمدة والتي يمكن اخذها بعين الاعتبار عند التخطيط لخطة الدعم الفني, بعض هذه النشاطات هي:
o بيانات اتصال لكل صفحة\موقع ضمن البوابة
o اجتماعات اسبوعية او حسب جدول معين لمدراء المواقع لممارسة ادارة النظام الجماعية والتعلم من بعضهم البعض
o خدمات الدعم الفني وطرح المشاكل وحلولها
o توفير ملخصات لإستخدام النظام تستهدف المستخدم النهائي
o توفير قسم خاص بتلميحات فنية يومية
o توفير خدمة تلقي الملاحظات من المستخدمين
- توفير الحوافز والمكافئات:
كلنا يعلم مدى اهمية التحفيز والمكافئات لدعم فكرة ما, ولذلك يمكن توفير بعض الحوافز والمكافئات لأجزاء معينة من الحل الجديد لتفعيل استخدامها وتعميمها. بشكل عام هذه الاستراتيجية هي على المدى القصير, لذلك هي عامل مساعد وليس اساسي بنهاية المطاف.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق