الجمعة، 9 ذو القعدة، 1432 هـ

قبل اتخاذ القرار: تكلفة مشاريع الشيربوينت الحقيقية !!

 تكاليف تطبيق أي مشروع تعتبر من اهم النقاط التي يعتمد عليها قرار تبني الشيربوينت والحلول المتعلقة به. في الحقيقة تقدير تكلفة الشيربوينت ليست بالامر السهل وغالبا ما تعتبر هذه النقطة من الامور الغير مفهومة للعديد من الشركات والمؤسسات وحتى للعاملين في هذا المجال. وللاسف بالنسبة للكثيرين يعتبر الشيربوينت منتج يمكن تثبيته بساعات معدودة والاستفادة منه فورا وهذا من اكبر الاخطاء التي يقع بها حديثو العهد بهذا المنتج, حيث يعتبر الشيربوينت واحد من اهم واكبر منصات ادارة المعلومات على مستوى المؤسسات والوزارات والشركات الكبيرة. ومن هذا المنطلق فإن عملية تثبيت واعداد الشيربوينت يجب ان يتم الاعداد لهه والتخطيط والتصميم السليم وعدا ذلك سيكون هذا المشروع من اكثر مشاريع الشركات فشلا ربما.

حقيقة تعتبر عملية انشاء موقع ضمن الشيربوينت من ابسط الاجراءات التي يقوم بها المستخدم وهذا ربما يعطي الانطباع السيئ عن الشيربوينت, فلا تعني سهولة استخدامه امكانية التعامل معه دائما على هذا النحو خصوصا اذا ما اتجهنا الى عمليات التخطيط والاعداد والتثبيت. وبالعودة لنقطة سهولة الاستخدام وسهولة انشاء مواقع, نرى خلف ذلك صعوبة حقيقة بإدارة والتحكم بالمساحة المستخدمة وارتفاع التكلفة المترتبة على هذه الامور وبالتأكيد سيصبح موضوع ايجاد المعلومة ضمن هذا المنتج من الامور الصعبة وذلك اذا ما تم استخدامه بسطحية من قبل المستخدمين.

  سأحاول في هذه المقالة تسليط الضوء على التكلفة الحقيقة - المتوقعة والغير متوقعة- لهذا المنتج اذا ما اردنا استخدامه.


التكاليف المتوقعة:

1-      تراخيص خادم الشيربوينت: يتكون الشيربوينت من منتجين احداهما مجاني والاخر بتكلفة. الاصدار المجاني بالطبع يحتوي على الميزات الاساسية ويصلح للمؤسسات الصغيرة غالبا. اما الاصدار الاخر فيقسم لثلاث اقسام, الاول القياسي Standard والثاني المتقدم Enterprise واخيرا الاصدار الخاص بمواقع الانترنت. يحتوي الاصدار القياسي على العديد من الميزات الغير متوفرة في الاصدار المجاني, مثل ادارة السجلات والبحث المتقدم والعديد من الامور الاخرى. الاصدار المتقدم يوفر ميزات اخرى مثل النماذج الرقمية وميزات الاتصال مع التطبيقات الخارجية وخدمات الاكسل والعديد من الميزات الاخرى. الاصدار القياسي والمتقدم يتطلب شراء تراخيص لكل مستخدم بالاضافة لتكاليف الخادم او الخوادم نفسها. ببساطة يتطلب الامر حساب عدد الخوادم وعدد المستخدمين المحتملين لهذا الخادم, وبناء على هذه المعلومات يمكن حساب تراخيص الشيربوينت. اخيرا يعتبر اصدار الانترنت مختلفا قليلا من ناحية حساب التكلفة عن الاصدرين بالاعلى, حيث يتم حساب التكلفة بناء على عدد الخوادم المراد استخدامها, حيث لا يمكن حصر عدد المستخدمين من خلال شبكة الانترنت.

2-      تراخيص خادم MS SQL: الشيربوينت يعتمد على خادم SQL بشكل اساسي, وتكلفة هذا الخادم ليست ضمن تكلفة الشيربوينت. في غالب الاحيان يتوفر هذا الخادم لدى الجهات التي تسعى لتنفيذ مشاريع الشيربوينت. واذا لم يكن متوفر فعلى المؤسسات الاخذ بعين الاعتبار تكلفة هذا الخادم حسب الخطط والتصاميم المعتمدة, حيث يتطلب الامر على الاقل ترخيص واحد وقد يتوسع الامر الى العديد من التراخيص.

3-      تراخيص خادم الويندوز: لا يعمل خادم الشيربوينت الا مع خودام الويندوز 2008 وكما هو الحال مع خادم SQL فإن المتطلبات هي فقط التي تحدد كم عدد التراخيص المطلوبة للويندوز وذلك بناء على الوضع الحالي او الخطط المستقبلية للتوسع.

4-      تطبيقات مكافحة الفيروسات والنسخ الاحتياطي: من اهم الامور الواجب توفرها في بيئة الشيربوينت ما يتعلق بالامان سواء ما يتعلق بمكافحة الفيروسات او النسخ الاحتياطي. يتوفر العديد من المنتجات من ميكروسوفت لحماية المعلومات واخذ النسخ الاحتياطية والمصنعة خصيصا للشيربوينت. علاة على ذلك فإنه يتوفر العديد من المنتجات الاخرى المشابهة من شركات اخرى غير ميكروسوفت.

5-      الهاردوير والبنية التحتية: المقصود بالهاردوير هنا ما يتعلق بالتجهيزات اللازمة لعمل الشيربوينت مثل اجهزة الخوادم المستخدمة لتشغيل الشيربوينت او SQL وكذلك اجهزة التخزين والحفظ والتجهيزات الخاصة بالشبكات. كذلك معظم الشركات لديها شبكتها الخاصة الجاهزة والتي يمكن البناء عليها لإستيعاب الشيربوينت عبر اضافة بعض الخوادم والتجهيزات الفرعية الاخرى.

6-      فريق تقنية المعلومات: بدون فريق تقنية معلومات لا يمكن دعم حلول الشيربوينت بالشكل المطلوب, وقد يعتمد حجم هذا الفريق على قدرات المستخدمين انفسهم, حيث سيكون العدد اقل اذا ما اعتبرنا ان قدرات المستخدمين مرتفعة بإدارة شؤونهم ضمن خادم الشيربوينت. لكن اذا تم استخدام الشيربوينت كمنصة لتطوير الحلول فإن التكلفة سترتفع وذلك بسبب ان المؤسسة بهذه الحالة مجبرة على زيادة تكلفة هذا القسم لتتضمن وجود مطورين والتحقق من الجودة. كذلك يمكن ان تحتاج المؤسسات الى مداء مشاريع ومحللين نظم معلومات وفريق دعم فني مختص.

7-      المنتجات الاخر 3rd Party: الشيربوينت ربما لا يكون كافي مع جميع ميزاته المتقدمة, مثله مثل أي منتج اخر, لذلك يمكن ان تحتاج المؤسسات لشراء منتجات اخرى تدعم ميزة معينة مثل حلول سير العمل المتقدمة او تطبيقات المسح الضوئي والعديد من المنتجات الاخرى التي تصل للالاف من التطبيقات المتوفرة بالفعل.

8-      تكلفة الاعداد والتثبيت: يجب الاخذ بعين الاعتبار التكاليف المتعلقة بتثبيت واعداد الشيربوينت كبيئة متكاملة والتي تتطلب ايام او اسابيع حسب حجم الحل المطلوب..

9-      تكاليف الاستشارات: ربما تحتاج المؤسسة لتوظيف او استخدام مستشارين قبل واثناء عمليات التبيت وكذلك الاستفادة منهم في عمليات التكامل مع الانظمة الموجودة بالفعل ضمن المؤسسة.

10-   التحقق من الجودة: يجب التحقق من جودة الميزات والوظائف المتوفرة ضمن الشيريوينت وكذلك الانظمة الخارجية الاخرى واي حلول تم تطويرها, لذلك وكقاعدة عامة فإنه يجب الاعتقاد بأن هذه العملية ستسهلك من 5 الى 10 % من حجم المشروع بشكل عام.

التكاليف الغير المتوقعة:

1-      الحوكمة Governance: من المعروف ان من اعضم ميزات الشيربوينت سهولة استخدامه, وهذه الميزة تعمل على سهولة تبني هذا المنتج من قبل المستخدمين. لكن سهولة تبني هذا النظام تؤدي بنهاية المطاف لإستخدامه بطريقة غير قياسية مما يتطلب منا كتابة وثيقة لحوكمة هذه الاجراءات التي يقوم بها المستخدمين. هذه الوثيقة تتطلب الوقت والجهد لإتمامها, حيث يجب ان تحتوي هذه الوثيقة على الخطوط العامة لكيفية تحميل المحتويات للنظام والسياسات المتبعة في الارشيف وهيكلة الخصائص والبيانات الوصفية واخيرا يجب ان تحتوي الوثيقة على دليل لكيفية دعم مشاريع الشيربوينت.

2-      ادارة التغيير: بعد تثبيت الشيربوينت يترتب على المستخدمين تغيير نمط عملهم المعتاد وطريقة انشاء وادارة المعلومات. لذلك يجب اعداد برنامج لإدارة التغيير الحاصل للمستخدمين. هذه الخطة يمكن ان تكون عبارة عن خطاب رسمي من الادارة الى المستخدمين او ممكن ان تكون نشرات تعريفية ومراسلات بريد الكتروني لنشر الوعي اللازم حول هذا المنتج الجديد. طبعا تكلفة هذه الجزئية ستخنلف حسب الاجراءات المراد اتباعها.

3-      التدريب والتأهيل: التدريب يعتبر جزء اساسي في مشاريع الشيربوينت حتى وان كان المستخدم قادرا على التعامل مع الشيربوينت في حل المشاكل اليومية التي تواجهه. التدريب يمكن ان ينجز بواسطة الفريق الداخلي او بواسطة جهات استشارية خارجية.

4-      تكلفة التطوير: لا يخفى على احد ان الشيربوينت هو بيئة خصبة لتطوير المتطلبات الخاصة لكل مؤسسة, لذلك ربما تحتاج المؤسسة لعمل ميزانية خاصة بتطوير الحلول والادوات اللازمة والتي يمكن ان تكون مئات الريالات او الاف وربما مئات الالاف.

في نهاية المطاف يمكن ان يخطر بالبال سؤال مهم وهو "هل يستحق الشيربوينت كل هذه المبالغ؟" والجواب يمكن ان يكون سهلا عندما نعلم ان اكثر من 80% من معلومات أي مؤسسة يتم تخزينها بشكل غير مهيكل مثل الوثائق والمستندات والنماذج. الشيربوينت يعطي صفة الهيكلة لهذه المعلومات الغير مهيكلة ويجعل من السهل الوصول لها وايجادها واعادة استخدامها.

كاتب المقال: م. سامر نزال

هناك تعليق واحد:

غير معرف يقول...

ماشاء الله , فعلا مقالة رائعة و بلغة عربية بسيطة و سهلة